Secrétaire d'agence F/H

Paris Habitat, acteur majeur du logement social à Paris (125 000 logements à Paris et en petite couronne / 2900 collaborateurs), recrute et accompagne des professionnels du logement social dans les métiers de la proximité, des fonctions supports, de la maîtrise d'ouvrage mais aussi du social. Coordination d'équipes, relation avec les locataires, gestion de patrimoine, optimisation de la qualité de service, maintenance des équipements...autant de savoir-faire indispensables pour construire une relation de confiance avec les locataires et contribuer au "mieux vivre ensemble".

Nos métiers :

• proximité : Chargé de gestion locative, Chargé d'unité de gestion/ Gérants, Référent technique d'agence, Gardiens
• fonctions supports : Finance, Ressources Humaines, Informatique, Logistique...
• maîtrise d'ouvrage : Chargé d'opération, Chef de projets...
• social : Conseiller social, Chargé de relogement...

Paris Habitat encourage les mobilités douces pour ses salariés : déplacements domicile-travail comme pour les déplacements professionnels (stationnements sécurisés, vélos de service, atelier de réparation 2 fois par an, challenge vélo).

Définition du poste

Au sein de l’agence Commerces, le.la Secrétaire assure l’assistanat du Responsable d'Agence. Il.elle organise, coordonne la transmission et la rédaction des informations du service.

Missions principales :

• Réceptionner, trier et distribuer le courrier et les parafeurs de l'Agence. Veiller à l'archivage des documents ;
• Gérer les communications téléphoniques et l’agenda du chef d’agence ;
• Organiser des rendez-vous, mettre en place des réunions et gérer les communications téléphoniques ;
• Suivre et traiterles réclamations des locataires ;
• Participer à des réunions de service, rédiger le compte-rendu et en assurer la diffusion auprès du service ;
• Saisir, mettre en forme et rédiger des notes et documents. A ce titre, procéder à l'actualisation des documents et faire des analyses et synthèses de dossiers pour son responsable ;
• Gérer les informations ou les données concourant à la décision (recueil, tri, saisie, mise en forme, archivage) et assurerla préparation des tableaux de bords transversaux et en assurerleurs suivis ;
• S'assurer de la disponibilité des moyens matériels nécessaires à l'activité de l'Agence.

• Bac + 2 dans les domaines de l'assistanat, ou niveau acquis par expérience
• 2 ans d'expérience minimum souhaitée dans une fonction similaire

• Maîtrise des outils bureautiques (Pack office, OUTLOOK)
• Qualités rédactionnelles
• Organisation et gestion des priorités
• Aisance relationnelle et capacité à travailler en transverse
• Disponibilité