Secrétaire – Assistant Assistante de direction au secrétariat du cabinet du Directeur général (F/H)

Au sein de la Direction générale, vous serez en charge du secrétariat du cabinet du Directeur général, et travaillerez en brigade avec 2 assistantes afin d'en assurer le bon fonctionnement : matin / soir en alternance avec un support en journée (sauf pendant les congés).
A ce titre, vous effectuerez les activités suivantes :
• Préparation et participation aux réunions d'agendas hebdomadaires ;
• Suivi des dossiers de rdv du DG et des membres de cabinet ;
• Préparation des déplacements du DG et des membres de cabinet, en lien avec le secrétariat particulier ;
• Rédaction de courriers aux élus et aux partenaires, mise en forme de notes et documents de travail ;
• Organisation d'instances de gouvernance (Comex, Commission de surveillance...) ;
• Gestion d'agenda des conseillers, en lien avec le secrétariat particulier du DG : prise de rendez-vous, organisation des réunions récurrentes et ponctuelles des membres de cabinet ;
• Enregistrement des courriers, notes, parapheurs puis transmission aux divers services ;
• Filtrage téléphonique et orientation des interlocuteurs ;
• Tenue de l'archivage et classement.
Vous serez en contact avec tous les membres de la Direction générale, de l'Etablissement public, des filiales et de leurs secrétariats ainsi que des personnalités externes.
Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements. Vous pourrez, par exemple participer à des projets transversaux liés à votre activité.

Un profil d'une grande polyvalence est recherché, justifiant de 5 ans minimum d'expérience comme assistant.e.
Vous justifiez d'une parfaite maîtrise de l'environnement informatique (Outlook, Word, Excel, Powerpoint), de capacités d'organisation et de planification, de qualités rédactionnelles et relationnelles, avec l'ensemble des interlocuteurs du cabinet du DG.
Compétences mises en œuvre
•  Assurer le secrétariat des conseillers, de la chefferie et de la direction du cabinet
• Organiser les aspects logistiques des déplacements du DG et du cabinet
• Rédiger courriers et documents de travail / compétences rédactionnelles, orthographe
Compétences transversales
• Anticipation et recherche de solutions
• Utilisation des outils informatiques et bureautiques
• Faculté à communiquer et à partager l'information en équipe
Compétences liées au poste
• Discrétion et sens de la confidentialité
• Disponibilité (amplitude horaire : environ 8h30-20h)
• Capacité à travailler en trinôme
Qualités personnelles
• Grandes qualités relationnelles, sens de la coopération et du travail en équipe
• Autonomie, dynamisme, rigueur
• Réactivité et adaptabilité