Secrétaire administratif

Le Crous Grenoble Alpes, établissement public administratif relevant du Ministère de l'enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation agit au quotidien pour l'amélioration des conditions de vie des plus de 95 000 étudiants inscrits dans l'académie de Grenoble, au travers de la gestion des aides directes (bourses sur critères sociaux, autres aides financières, accompagnement social) et des aides indirectes (restauration, logement, culture). Doté d'un budget de fonctionnement de plus de 50 M€ (hors bourses sur critères sociaux), il emploie 550 personnels : fonctionnaires et agents sous contrat de droit public (CDI et CDD), répartis entre les services support, services de la vie étudiante et 10 unités de gestion en charge des activités d'hébergement et de restauration. Située sur le campus, la résidence Ouest comprend 4 résidences, Ouest, Les Taillées, Terralis et Renaudie pour une capacité de 1417 places. L'ensemble du site est géré par une équipe de 25 personnes réparties entre agents de services, agents de maintenance, agents d'accueil, secrétaires et direction. Le poste est rattaché à l'équipe de direction, composée d'une Directrice, d'un responsable maintenance et d'un agent chef.

Fonction
Placé(e) sous la responsabilité de la Directrice de l'Unité de Gestion, le secrétaire administratif est chargé d'assurer l'ensemble des tâches administratives relatives à la gestion locative des résidences associées à la direction ainsi que les tâches administratives liées au secrétariat de direction.

Activités principales

Gestion locative

• Accueil, information et orientation des usagers
• Gestion des loyers : vérification des tarifs appliqués, enregistrement des RIB, traitement des quittances, relances des impayés
• Vérification et constitution des dossiers d'admission
• Enregistrement et suivi des cautions
• Rédaction des certificats administratifs auprès de la Régie
• Préparation et suivi des conventions
• Saisie des remboursement (CAF - trop perçus - notification de départ)
• Saisie des aides sociales sur logiciel dédié (Heberg)
• Veiller et alerter auprès des accueils concernant les entrées/sorties
• Gestion des places disponibles (suivi du tableau partagé d'occupation)
• Optimisation des outils informatiques dédiés à la gestion locative
• En lien avec les accueils, gestion et suivi des plages réservées aux arrivées/départs
• Suivi de l'avancement des dossiers locatifs
• Orientation des usagers vers les dispositifs d'aides sociales (CAF - Service des bourses - Assistantes sociales)
• Suivi des dossiers contentieux

Secrétariat de direction

• Réception et traitement des différents courriers
• Rédaction et diffusion de courriers, comptes-rendus de réunion, procédures, préparation de tableaux de suivi pour la direction
• Suivi et gestion des boites mail des résidences
• Etablissement des factures et dépôt sur la plateforme dédiée
• Mise à jour des fiches de procédure
• Classement et archivage
• Affichage des informations en résidence

Conditions particulières
Déplacement au sein des résidences
Congés annuels pris en tenant compte du calendrier des vacances universitaires
Les missions du poste peuvent être amenées à évoluer du fait du projet en cours d'évolution de l'organisation des Unités de gestion en hébergement du campus universitaire de St Martin d'hère

Compétences techniques

* Maitriser les outils informatiques et bureautiques tels que word, excel, powerpoint, outlook (un test sera demandé en jury d'entretien)
* Etre capable de rapidement maitriser les différentes plateformes et outils métiers (heberg, H3WEB, MesRDV etc…
* Très bonnes compétences rédactionnelles, orthographe et syntaxe (un teste sera demandé en jury d'entretien)
* Connaissance des règles budgétaires et comptables nécessaires à la réalisation des tâches demandées


Compétences organisationnelles

* Rigueur, méthode en lien avec la polyvalence demandée
* Sens des responsabilités et prises d'initiatives, savoir être force de propositions
* Autonomie
* Capacité à prioriser ses tâches et à faire face à une fluctuation de la charge de travail



Compétences relationnelles


* Aptitude à travailler en équipe et notamment avec d'autres directions
* Capacité de communication
* Qualité d'écoute
* Maitrise de soi
* Respect de la confidentialité des informations


Compétences transversales Avoir le sens du service publicConnaitre le CROUS, ses missions, son environnementConnaitre le parc des logements du siteConnaitre le règlement intérieur des résidences