Responsable technique et logistique F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des sciences et ingénierie

Présentation de la Direction :

Fondé et bâti en 1928, l’Institut Henri Poincaré (IHP) est à la fois une unité d’appui à la recherche au CNRS (UAR839) et une composante revêtant le statut d’école interne au sein de Sorbonne Université, créée en application du code de l’éducation.

Dans le cadre de deux bâtiments historiques rénovés, l’IHP assume une triple mission : promotion et organisation d’échanges scientifiques internationaux par le département dédié appelé Centre Émile Borel ; accueil de la communauté mathématique au travers de séminaires, colloques, événements ; médiation et popularisation des mathématiques par le département Maison Poincaré.

L’IHP est par ailleurs pilote dans le laboratoire d’excellence Carmin. L'IHP est organisé en trois départements - Bibliothèque, Centre Émile Borel, Maison Poincaré - et trois pôles transversaux - Accueil (logistique, technique, hygiène et sécurité), Finances, Multimédia (audiovisuel/communication/informatique).

Présentation du service :

Le pôle Accueil assure ou supervise l’intervention de prestataires dans les domaines logistiques et techniques liés à l’exploitation opérationnelle (maintenance, hygiène et sécurité) de l’IHP sur ses deux bâtiments et pour ses différents publics : communauté scientifique, scolaires, grand public, partenaires événementiels. Outre sa ou son responsable, il est composé d’un technicien et de trois opératrices logistiques.

Localisation : Paris 5ème – Campus Curie 11 rue Pierre et Marie Curie.

Fonctions : Responsable technique et logistique

Catégorie : A

Corps : Assistant ingénieur

BAP : G

Emploi-type : G3A45 – Chef-fe d'exploitation de maintenance des bâtiments

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an). A pourvoir dès que possible

Missions :

Piloter les missions d’accueil et logistique, ainsi que d’entretien technique des bâtiments de l’IHP (Borel et Perrin). Encadrer l’équipe du pôle Accueil. Coordonner et superviser les interventions de prestataires externes pour la maintenance des bâtiments et des équipements (ascenseurs, chauffage, ventilation, SSI, etc). Participer au projet de l’IHP et à la valorisation des espaces auprès des partenaires de l’IHP et de son Fonds de dotation.

Activités principales :

Gérer l’exploitation et la maintenance bâtimentaire

• Organiser et superviser des interventions techniques de travaux et de maintenance
• Piloter les marchés propres aux bâtiments de l’IHP en lien avec le service financier
• Piloter, coordonner et contrôler les interventions des prestataires de maintenance et ou de travaux second œuvre
• Renseigner les indicateurs et les bases de données de gestion (GMAO, GTB)
• S’assurer de la disponibilité des locaux, des matériels, matériaux, fournitures et agents de mise en œuvre pour programmer les interventions dans des délais acceptables

Analyser les besoins, prescrire les travaux et en réaliser l'estimation budgétaire, effectuer les démarches nécessaires aux études ou autorisations administratives en se coordonnant avec les spécialistes

• Appliquer les normes et techniques de mise en œuvre des matériaux et matériels
• Contrôler et réceptionner les prestations des entreprises intervenant sur le site et faire le service fait
• Assurer le suivi administratif et technique des marchés publics de prestations
• Analyser les besoins en matière d’interventions techniques et logistiques, en estimer le coût

Gérer la logistique des locaux, des bâtiments, des sites

• Planifier et coordonner les activités des agents de l’équipe : accueil physique et téléphonique, courrier, gardiennage, gestion des équipements et des stocks, service aux utilisateurs des locaux
• Coordonner les interactions avec les autres services de l’IHP
• Élaborer des procédures, en contrôler l'application et faire respecter la réglementation
• Appliquer et faire appliquer des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site
• Gérer les marchés, les contrats, les conventions de fournitures et de prestations
• Superviser les achats du pôle

Animation et gestion de l’équipe logistique:

• Encadrer l’activité des quatre agents du pôle ; garantir la qualité et la continuité de service
• Assurer le suivi RH de son service : recrutement, besoins en formation, développement de carrière etc.
• Élaborer et exécuter le budget du service, en lien avec le service financier
• Assurer l'interface entre sa hiérarchie et son équipe

Appliquer et faire appliquer des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site

• Respecter et faire respecter la réglementation en hygiène et sécurité du travail, s'assurer notamment du port d'Équipements de Protection Individuelle
• Respecter et faire respecter la mise en application des règles, normes et lois concernant les établissements publics
• Appliquer et faire appliquer des dispositions pour la sécurité des personnes et des biens sur le site
• Gérer des stocks : commandes, facturations, réception, entreposage, catalogage et inventaire
• Assurer une veille sur les normes environnementales, techniques et technologiques

Contribuer au projet de l’IHP et améliorer son fonctionnement

• Proposer et mettre en place des procédures permettant d’améliorer le fonctionnement
• Assurer l’interface avec les équipes techniques et de prévention des risques facultaires et interfacultaires ; solliciter le cas échéant leur expertise
• Participer au collectif d’encadrement de l’IHP, développer des procédures et collaborations efficaces
• Participer aux actions de valorisation de l’activité et des espaces de l’IH

Encadrement : OUI
Nb agents encadrés par catégorie : 1 B et 3 C

Conditions particulières d’exercice :

Travail occasionnel en soirée ou le samedi en fonction de la programmation événementielle et des activités au sein de l’IHP.

Connaissances :

• Méthodologie de la logistique
• Connaissances techniques généralistes en matière d’exploitation et maintenance (tout corps d’état)
• Réglementation en matière d'hygiène et de sécurité et de fonctionnement des ERP
• Sécurité incendie et assistance aux personnes
• Cadre de gestion des ressources humaines
• Marchés publics (connaissance générale)
• Élaboration et suivi d’un budget

Compétences opérationnelles :

• Définir des procédures et des règles
• Encadrer / Animer une équipe
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles
• Gérer les situations d'urgence
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Savoir rendre compte
• Appliquer des règles financières
• Travailler en équipe
• Conduire une négociation
• Bonne maîtrise de la langue française
• Notions de la langue anglaise

Compétences comportementales :

• Réactivité
• Rigueur
• Sens de l'organisation et du service public
• Autonomie
• Bonne communication