Responsable formation et vie étudiante titulaire/contractuel.le

ACTIVITÉS
✓ Assister la direction dans la préparation des dossiers complexes et le suivi de l'offre de formations (VAE, DU)
✓ Conduire les réformes liées à la scolarité en mode projet en lien avec la direction, les enseignants référents et les
personnels supports concernés,
✓ Réaliser des tableaux de bord, identifier des indicateurs et en assurer le suivi, produire des bilans et des statistiques
(enquêtes de l'ADIUT, conseil de perfectionnement)
✓ Assurer la communication et les échanges avec les partenaires institutionnels en étant le référent administratif pour
les échanges internationaux
✓ Organiser les journées d'immersion et participer aux différents évènements en lien avec la scolarité
Piloter les activités du service en lien avec le projet d'établissement et les accréditations
✓ Piloter les projets stratégiques liés à la scolarité (mise en place du BUT, Pégase…),
✓ Coordonner les actions internes et externes dans le cadre du continuum bac +3/-3 et des Cordées de la réussite,
✓ Piloter l'uniformisation des procédures au sein des 3 départements
✓ Assurer la gestion des candidatures aux diplômes : paramétrage et assistance fonctionnelle sur Parcoursup et eCandidat,
✓ Organiser les calendriers annuels en partenariat avec les responsables pédagogiques : rentrée, soutenances,
jurys, fin d'année,
✓ Assurer une veille règlementaire, constituer une documentation et rédiger des procédures destinées à la direction
et aux équipes pédagogiques.
✓ Organiser les activités de la scolarité en lien hiérarchique avec les gestionnaires pédagogiques (inscriptions
administratives, assiduité, rattrapage, stage)
✓ Réaliser une veille juridique autour de la scolarité (recrutement, diplomation, conventions) pour prévenir le
contentieux.
✓ Mettre à jour et transmettre les structures de diplôme et les modalités de contrôle des connaissances pour en assurer
la modélisation, préparer les documents, les transmettre et les présenter dans les instances,
✓ Transmettre des données fiabilisées pour le paiement des heures d'enseignement
✓ Déployer les nouveaux outils métiers ou procédures au sein du service, (pégase)
✓ Animer des formations internes sur les outils liés à la scolarité (hyperplanning, sowesign) auprès des vacataires
✓ Représenter la responsable administrative dans diverses instances et groupes de travail de l'université liés à la vie
étudiante.
✓ Suivre les projets à destination de la vie étudiante et notamment les dossiers à soumettre à la CVEC

Connaissances :
• Connaître le fonctionnement de l'Université et de ses structures ;
• Connaître le fonctionnement des EPSCP ainsi que les textes réglementaires et les maquettes des diplômes ;
• Connaître son environnement professionnel ;
• Notions d'anglais
Compétences opérationnelles
• Animer une réunion ;
• Anticiper les évolutions des activités de son domaine (nouveau logiciel Pegase) ;
• Appliquer et faire appliquer les normes, procédures et règles ;
• Conduire des entretiens ;
• Encadrer et animer une équipe ;
• Maîtriser les logiciels métiers et les outils informatiques ;
• Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles ;
• Planifier et respecter des délais ;
• Veiller aux démarches administratives légales ou réglementaires ;
• Évaluer et hiérarchiser des besoins ;
Compétences comportementales
• Avoir le sens du service public ;
• Capacité d'adaptation ;
• Capacité d'écoute ;
• Devoir de loyauté par rapport à l'institution ;
• Rigueur / Fiabilité ;
• Sens de l'organisation ;
• Sens de la confidentialité