Responsable du service administratif H/F

Créée en 2000, l’Établissement Public Territorial Plaine Commune rassemble 9 villes de Seine-Saint-Denis : Aubervilliers, Épinay-sur-Seine, L'Île-Saint-Denis, La Courneuve, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint-Ouen, Stains et Villetaneuse. Plaine Commune compte aujourd’hui  435 310 habitants sur quelques 50 km2, elle est la première intercommunalité de la région parisienne et le second bassin de population après Paris en Île-de-France. Situé aux portes de Paris, entre La Défense et Roissy, Plaine Commune est un territoire ouvert sur l'avenir et les profondes mutations qu’il connaît depuis 15 ans traduisent de sa capacité à se renouveler et renforcent son attractivité. Elle est également identifiée comme Territoire de la culture et de la création à l’échelle du Grand Paris, plaçant la culture en fil rouge de son projet de territoire.

Responsable du service administratif - Direction territoriale Est H/F

ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL

A proximité immédiate de Paris, Plaine Commune est un Territoire de 430 000 habitants, composé des villes d’Aubervilliers, Epinay-sur-Seine, La Courneuve, L’Ile-Saint-Denis, Pierrefitte-sur-Seine, Saint-Denis, Saint- Ouen, Stains et Villetaneuse.

Elles sont fédérées autour d’un projet commun, sur un espace qui connaît des mutations inédites en région parisienne. Plaine Commune exerce des activités essentielles comme l'aménagement urbain, le développement économique et les services à la population (gestion de l'espace public : propreté, espaces verts, lecture publique, emploi).

FINALITÉS, MISSIONS ET ACTIVITÉS

Mission /Finalité :

La direction territoriale a en charge le pilotage de l’entretien, la maintenance des espaces publics sur les activités Espaces verts, Propreté/collecte des déchets et voirie pour l’ensemble des villes de la direction.

Le la responsable administratif.ve intervient pour garantir, coordonner et contrôler les fonctions administratives, financières et ressources humaines pour l’ensemble de la direction.

Il, Elle assure le contrôle des missions administratives dans le cadre de la relation aux usagers

Activités principales

Piloter, contrôler et coordonner l’activité des pôles : administratif, comptable, ressources humaines et relation aux usagers Informer la direction, les responsables de service, des évolutions réglementaires et internes

Participer aux réunions de la direction Participer aux espaces d’échange et de coordination des pôles administratifs organisés par le Secrétariat général et les directions ressources (commission prévention, services financiers…)

Garantir l’application des procédures administratives et règles : communiquer et ou rédiger les notices, instructions, procédures nécessaires

Garantir, la qualité, la fiabilité des informations, courriers, actes administratifs émis (relecture des courriers, et actes)

Conduire les changements induits par de nouvelles orientations, organisations, logiciel (SIRH , dossier présenté au comité technique )…

Apporter conseils et aide à la décision auprès du directeur et collectif de direction : définir, proposer des outils d’aide à la décision ;

Garantir la production et analyser les indicateurs et tableaux de bord, bilans définis par la direction et les services ressources (suivi exécution budgétaire, masse salariale HS , astreinte, ..)

Co élaborer les budgets d’investissement et fonctionnement et plan de formation en lien avec les responsables

Contribuer, participer aux projets portés par sa hiérarchie,

Participer régulièrement à des formations métier afin d’actualiser et de développer ses connaissances,

Activités liées à l’encadrement :

Encadrer les 3 responsables des secteurs RH, comptabilité/budget, administration et lien à l’usager

Partager les valeurs et politiques publiques définies par l’EPT Piloter, coordonner , les activités du service

Arbitrer les besoins collectifs et individuels en formation

Nombre d’agents encadrés : 3 en direct, 11 au total

Catégorie B : 3 C : 8

Activités occasionnelles :

Contribuer à la continuité du service en l’absence de collègues

Savoirs :

Connaissances en gestion des ressources humaines

Connaissances du statut de la fonction publique

Connaissances en matière d’élaboration, exécution et suivi budgétaire

Connaissances en matière d’encadrement Capacité d’analyse

Savoir-faire :

Bureautique : Excel, Word, PowerPoint, Outlook

Logiciels : E-sedit, Pléiades, Fœderis, Litteralis, logiciel de gestion des présences

Rédaction

Savoir-être : Sens de l’organisation Méthode, rigueur et précision dans les procédures

Aptitude à l’organisation du travail d’une équipe

Capacité d’adaptation

Discrétion, sens de l’écoute et du dialogue

Qualités relationnelles Initiatives et autonomie dans le travail tout en sachant référer

Niveau d’étude : Bac +3, master, licence ou diplômer permettant d’accéder au concours d’attaché

Spécialité : Administration Générale

Expérience souhaitée : 2 ans sur un poste similaire

AUTRES INFORMATIONS ET CONTRAINTES DU POSTE

Temps complet : quotité de travail annuel 1607 heures

15 jours RTT annuels

Tâches télétravaillables : 2 jours par semaine