Responsable du pôle affaires publiques F/H

La Mairie du 1er Arrondissement (environ 30 000 habitants), rattachée à la Délégation Générale au Proximité et relation aux habitants, est composée de 3 pôles et 24 agents.
Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous supervisez l’activité d’une équipe de 8 agents du pôle affaires publiques de la mairie du 1er arrondissement.
Vous contribuez à la bonne exécution des procédures administratives : état civil, titres d’identité, affaires scolaires, élections, recensement de la population, affaires diverses…
Vous faites partie du groupe de direction de la mairie du 1er arrondissement et participez à la continuité de service des cadres. En l’absence du Directeur Général des Services, vous assurez un soutien aux équipes du 1er arrondissement, en termes de management de proximité.
Vous travaillez en lien étroit avec les directions ressources de la mairie centrale : service des mairies d’arrondissement, direction de l’éducation… Vous participez au réseau des cadres de mairie d’arrondissement.

Vos missions : 
- Vous coordonnez en lien avec le DGS le projet du pôle « démarches administratives », participez au groupe de direction de la mairie et contribuez au projet d’administration lors de réunion interservices

- Vous managez et évaluez en proximité une équipe de 8 agents, organisez le travail et la continuité de service et assurez la diffusion des informations et l’harmonisation des pratiques

- Vous organisez la bonne délivrance des documents administratifs dans les domaines de l’état civil, des titres d’identité (CNI/passeports), des élections, du recensement, du scolaire et des affaires diverses

- Vous sécurisez et contrôlez les procédures et actes administratifs en assurant une veille sur l’évolution de la réglementation et mettez à jour les supports de communication (dépliants, site internet, affichage informatif et/ou réglementaire…)

- Vous coordonnez les opérations liées à l’organisation des scrutins électoraux (18 bureaux de vote) en lien avec la Direction Générale, le Cabinet de Mme la Maire et le Service des Mairies d’Arrondissement, vous administrez la Commission de contrôle et instruisez les recours formulés

- Vous suivez annuellement la campagne de recensement en lien avec l’INSEE

- Vous proposez un reporting régulier de l’activité du pôle à la direction générale et mettez à jour des tableaux de bord de suivi d’activité

- Vous accompagnez vos agents sur l’utilisation des progiciels métiers et proposez des solutions et adaptations en lien avec le service informatique

- Vous êtes le référent archives du service

- Vous êtes le gestionnaire comptable de la régie des mariages

Avec idéalement une première expérience en management, vous êtes motivé pour participer à un service public de proximité et assurer la délivrance de prestation aux usagers.

Vous êtes rigoureux, possédez des qualités rédactionnelles, un bon sens de la communication, êtes réactif et proactif et aimez travailler en équipe et en transversalité.

Vos capacités d’analyse, votre appétence pour le mangement, votre enthousiasme et vos qualités d’organisation vous permettront de répondre rapidement aux exigences de ce poste.