Responsable de la cellule « ressources humaines » - BIS -H/F

Héritière de la Bibliothèque de l’Université de Paris ouverte en 1770 et bibliothèque interuniversitaire régie par une convention entre les universités de Paris 1 Panthéon-Sorbonne et Paris 3 Sorbonne Nouvelle, la Bibliothèque interuniversitaire de la Sorbonne (BIS) est rattachée pour sa gestion à l’Université de Paris 1 Panthéon-Sorbonne. Dotée d’un budget de 3,9 millions d’euros et d’un effectif d’environ 130 agents, elle conserve dans ses collections et propose à ses lecteurs environ 2 millions de documents, dont 17 750 titres de périodiques et 3 500 manuscrits. La bibliothèque de l’institut de géographie lui est rattachée.

La BIS se compose de deux sites ; la bibliothèque de la Sorbonne (17 rue de la Sorbonne, 75005 PARIS) et la bibliothèque de géographie (191 rue Saint Jacques, 75005 PARIS). Elle a pour disciplines d’excellence la littérature, l’histoire, les sciences de l’Antiquité, la philosophie et la géographie. Dans le cadre du GIS CollEx, elle est bibliothèque délégataire pour ces quatre dernières disciplines. Les collections de la BIS et celles de la bibliothèque de géographie ont par ailleurs été labellisées en décembre 2017. La BIS est depuis lors très fortement impliquée dans le développement de réseaux et de projets au croisement de la recherche et de la documentation. Elle a célébré en 2020 son 250e anniversaire et développe une politique ambitieuse de valorisation de ses collections et d’animation culturelle et scientifique.

Mission principale du poste :

 Sous l’autorité de la responsable du service des moyens généraux, le·la responsable de la cellule « ressources humaines » anime celle-ci et participe à son fonctionnement général, notamment pour la gestion administrative des agents titulaires et contractuels.

Missions et activités :

Mission 1 : Superviser et animer les activités de la cellule « ressources humaines »

· Encadrer un agent de catégorie C et organiser la répartition des activités de gestion courante en binôme ;

· Concevoir, mettre en place et assurer la mise à jour des tableaux de bord des personnels de la BIS (titulaires, contractuels, conventions d’aménagements du temps de travail) ;

· Produire les éléments nécessaires au rapport d’activité de la cellule ou aux besoins statistiques de la direction ;

· Accueillir et renseigner les agents se présentant à la cellule RH, téléphoniquement ou par courriel ;

· Traiter les demandes de renseignements et requêtes (courriels, courriers, appels) en fonction de leur provenance et de nature, les relayer auprès des interlocuteurs concernés à la BIS ;

· Préparer des notes de service sur des sujets relatifs aux ressources humaines ;

· Formaliser et actualiser au besoin les procédures relatives à l’intégration et au départ d’un agent, s’assurer de leur bonne exécution ;

· Participer à tout projet de modernisation des activités de la cellule et du service, notamment aux projets de gestion dématérialisée ;

· Participer, en tant que correspondant·e, à l’alimentation et à la mise à jour de l’intranet sur son domaine d’action.

Mission 2 : Participer à la gestion des personnels titulaires

· Réaliser le suivi continu des dossiers individuels des agents titulaires (suivi des congés et des CET, heures supplémentaires, arrêts de travail, accidents de trajet et de travail, aménagements du temps de travail, etc.) ;

· Suivre en fonction du calendrier national les dossiers relatifs aux promotions, aux mutations, aux entretiens professionnels, etc. ;

Mission 3 : Participer à la gestion des personnels contractuels

· Gérer en continu les dossiers individuels des agents contractuels recrutés sur emploi vacant ou sur les ressources propres de la BIS (congés, heures supplémentaires, arrêts de travail, accidents de trajet et de travail, aménagements du temps de travail, etc.) ;

· Établir les dossiers de prise en charge administrative et financière (autorisations de recrutement, états liquidatifs) et assurer leur suivi en liaison avec la DRH de l’Université Paris 1 dans les délais impartis ;

· Élaborer et mettre à jour les tableaux de bord des contractuels et participer au suivi de la masse salariale en lien avec la cellule « comptabilité et régie » ;

· Participer au contrôle du déversement de la paye en lien avec la cellule « comptabilité et régie » et en lien avec l’Université Paris 1 ;