Responsable administratif et financier H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le Service de santé étudiante (SSE) assure les missions d’éducation à la santé, de prévention, d’organisation de la veille sanitaire pour l’ensemble de la population étudiante et l’accompagne dans son parcours de soins. Les pôles santé SSE accueillent les étudiants et étudiantes à proximité de leur lieu d’études ou de résidence au sein des facultés, IUT, écoles et universités membres-associés de l’Université Paris-Saclay.

Sous l’autorité hiérarchique du médecin directeur du SSE, le/la responsable administratif·ve et financier·e travaille en lien fonctionnel étroit avec :

• les responsables de pôles,
• les services centraux de l’Université (finances, ressources humaines, affaires juridiques, achats),
• les partenaires institutionnels et financeurs.

Le/La responsable administratif·ve et financier·e assure le pilotage administratif, financier et organisationnel       du                                  SSE       et             de         l’ensemble                         de          ses          pôles.

Il/Elle contribue à la sécurisation des procédures, à l’optimisation des ressources et à l’aide à la décision stratégique de la direction.

Missions principales de l’agent·e :

• Conseiller et assister le médecin directeur dans le pilotage global du service ;
• Participer à la définition des orientations stratégiques et à leur déclinaison opérationnelle ;
• Préparer et suivre les instances de gouvernance du service (réunions de direction, comités, groupes de travail) ;
• Produire des outils d’aide à la décision (notes, tableaux de bord, bilans d’activité, indicateurs) ;
• Assurer la coordination administrative entre les différents pôles du SSE et entre les différents·es intervenants·es et partenaires de la maison de la santé étudiante.

• Élaborer, piloter et suivre le budget du SSE (budget global et budgets par pôle) et de façon particulière du centre de santé ;
• Assurer le suivi de l’exécution budgétaire, analyser les écarts et proposer des mesures correctrices ;
• Mise en place de la chaine accueil- facturation- recouvrement, supervision de sa bonne application, veille sur les évolutions (logicielles ou législatives) et gestion de la Régie
• Contribuer à la recherche et au suivi des financements spécifiques (subventions, partenariats, conventions) ;
• Garantir la conformité des actes de gestion avec la réglementation financière et comptable publique ;
• Être l’interlocuteur·trice privilégié·e des services financiers de l’Université.
• Etre garant·e des remontées et suivi des flux entre SSE et CPAM

• Piloter la gestion administrative du service (conventions, marchés, contrats, partenariats, mise en place et actualisation des procédures administratives et financières) ;
• Veiller à la sécurisation juridique des actes et à la bonne application des procédures internes en collaboration étroite avec le Direction juridique de l’Université ;
• Assurer le suivi des moyens matériels, des achats et de la logistique en lien avec les pôles.

• Accompagner les responsables de pôles dans leurs besoins administratifs et financiers ;
• Harmoniser les pratiques et outils de gestion au sein du service ;
• Contribuer à l’amélioration continue de l’organisation et des processus internes ;
• Participer à la structuration et à l’évolution du service en fonction des besoins des étudiants/étudiantes et des orientations institutionnelles.

Information complémentaire : 

• Poste ouvert aux contractuels en CDD d'un an

Connaissances (savoirs) :

• Organisation et fonctionnement des établissements publics d’enseignement supérieur
• Bonne connaissance de la règlementation financière et comptable applicable aux établissements d’enseignement supérieur et de recherche et plus particulièrement maitrise des dispositions relatives au décret GBCP (Gestion Budgétaire et Comptable Publique)

• Environnement réglementaire des services de santé étudiante et des centres de santé
• Gestion administrative, juridique et contractuelle
• Outils de pilotage, de suivi budgétaire et de reporting
• Connaitre les règles de facturation des actes médicaux (CCAM, NGAP) et de traitement des factures en télétransmission.
• Systèmes d'information budgétaires et financiers
• Outils bureautiques et logiciels de gestion

Compétences (savoir-faire) :

• Élaborer, suivre et analyser un budget
• Mettre en place des outils de pilotage et d’aide à la décision
• Coordonner des acteurs aux missions diverses
• Rédiger des documents administratifs et stratégiques
• Prioriser et organiser l’activité dans un environnement complexe
• Travailler en transversalité avec de nombreux interlocuteurs
• Sécuriser les procédures et garantir la conformité réglementaire

Qualités professionnelles (savoir-être) : 

• Sens des responsabilités et de l’initiative
• Rigueur et fiabilité
• Capacité d’analyse et esprit de synthèse
• Autonomie et sens de l’organisation
• Qualités relationnelles et sens du travail en équipe
• Discrétion professionnelle et respect de la confidentialité
• Capacité d’adaptation à un environnement en évolution