Responsable administratif et financier de l'IFP F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé 

La Direction des Formations en santé de la Faculté de Santé Sorbonne Université assure les missions liées à la formation initiale et à la formation continue. Cela concerne l’offre de formation, le suivi administratif et pédagogique des étudiants. Elle a en charge aussi la vie étudiante.

L’institut de formation en psychomotricité (IFP) assure la formation sur trois ans. L’agent-e affecté-e à l’IFP est encadré-e par le directeur de l’IFP.

Il/elle a pour mission la responsabilité des gestionnaires de l’IFP ainsi que les actes financiers liés à la formation des études de psychomotricité représentant 490 étudiants de l’inscription à la diplomation.

Localisation :

Sorbonne Université – Faculté de santé

Direction des Formations en Santé – IFP

91 Boulevard de l’hôpital 75013

Fonctions : Responsable administratif/ve et financier de l’IFP
Emploi-type : J3C44 - Assistant-e en gestion administrative
Catégorie : A
Corps : ASI
BAP : J

CDD

Mission :

Assurer la responsabilité administrative et financière de l’institut de formation en psychomotricité

Activités principales :

Responsabilité administrative :

• Superviser et coordonner les actions des gestionnaires de scolarité (Plannings, inscriptions, Parcoursup, organisation des examens, PV jury,)
• Organiser les diplômes d’état en lien avec la DRIEETS)
• Assurer le suivi de la convention avec la région
• Établir les tableaux de bord et la gestion de l’application SOLSTISS
• Être l’interlocuteur avec l’ARS pour répondre aux différentes demandes

Responsabilité financière :

• Être l’interlocuteur avec la direction des finances et achats
• Gestion des paiements des heures complémentaires des intervenants
• Établir des ordres de mission pour les Chargés de cours, réservation de transport + Hotel, suivi de la facturation, les transmettre à la signature puis à la Comptabilité
• Établissement du budget prévisionnel de la location des salles extérieures.
• Gestion de la location des salles extérieures au site, des réservations et des devis

Conduite de projets : Non

Encadrement : Oui

Nb agents encadrés par catégorie : 2 B - 1C

Conditions particulières d'exercice :

Des cycles de travail chargés sur le dernier trimestre de l’année, en début d’année civile et, le cas échéant au moment de la préparation budgétaire nécessitent la disponibilité de l’agent-e. Une programmation adaptée des congés pourra être nécessaire pour permettre la continuité de l’activité du service.

Connaissances transversales requises :

• La réglementation de la commande publique
• Règles et techniques de la comptabilité
• Connaissance générale du droit public
• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France

Savoir-faire :

• Savoir travailler en équipe
• Capacité à hiérarchiser et prioriser les taches
• Capacité à interagir avec les différents acteurs
• Rendre compte de son activité
• Maitriser les outils de bureautiques (Word, Excel, Outlook, …)
• Utilisation de SIFAC+-SAP

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité et réactivité
• Organisation et rigueur
• Faire preuve de méthode, rigueur et logique
• Sens de la confidentialité et de la discrétion professionnelle
• Sens du service public