Responsable Administratif et Financier Adjoint (H/F)

L'unité de formation et de recherche (UFR) « Arts, Philosophie, Esthétique » de l'université Paris 8 a vocation à dispenser des enseignements de formations initiales et continues adossées à des travaux de recherche qui relèvent notamment des domaines suivants : Arts plastiques, Arts et technologies de l'image, Cinéma, Danse, Musique, Photographie, Théâtre, Philosophie.
Une des spécificités essentielles, communes à ces domaines, est de relier la pratique à la théorie, d'articuler la création artistique avec la formation et la recherche.
L'UFR se compose de huit départements (Arts plastiques, Cinéma et audiovisuel, Théâtre, Musique, Arts et technologies de l'image, Danse, Photographie, Philosophie) et d'un service technique mutualisé (pôle Informatique - pôle Vidéo-son).
Elle accueille plus de 4000 étudiants en Licence et en Master. Les enseignements sont assurés par 119 enseignants titulaires (PR, MCF, PRAG, PRCE), 45 enseignants contractuels (PAST, MAST, ATER, DOCTORANTS) et près de 400 enseignants vacataires (chargés de cours et conférenciers).
La RAF Adjointe exerce un rôle d'assistance envers la direction de l'UFR, en particulier la responsable administrative et financière de l'UFR Arts. Ses principales responsabilités couvrent la gestion administrative, la communication, la logistique, ainsi que le suivi des travaux. Elle est responsable de fournir un soutien aux enseignants dans le suivi des tableaux de services. Elle assure également la coordination et l'organisation de la Semaine des Arts ainsi que la communication de l'UFR.
GESTION ADMINISTRATIVE, COMMUNICATION, LOGISTIQUE, TRAVAUX ET DEVELOPPEMENT FORMATION
· Assister la direction de l'UFR et principalement la responsable administrative et financière de l'UFR Arts
· Fournir assistance et appui dans la coordination des différents projets
· Assurer l'exécution des missions administratives courantes.
· Accompagner les personnels enseignants dans la saisie des tableaux de services et assurer la validation des services.
· Gérer et suivre l'enveloppe des heures complémentaires (HCO + référentiel) de l'UFR en conformité avec les maquettes d'habilitation en en lien avec la RAF
· Assurer le suivi des demandes de travaux et les demandes de clés
· Suivre les différents dossiers relatifs au développement des formations, en relation avec la direction de l'UFR, les responsables de département et de formation, et les personnels du Service de la formation
· Actualiser les listes de diffusion et d'adresses mails de l'UFR
· Assurer l'intérim de la RAF en son absence.


COMMUNICATION


· Communication interne et externe de l'UFR : rédaction newsletter, centralisation et relais des informations auprès des enseignant.e.s et étudiant.e.s, interface avec le service webmaster de l'UFR pour le site artweb
· Préparer les éléments et assurer la communication des événements culturels de l'UFR, dont la « Semaine des Arts »
· Contribuer à la conception du nouveau site internet de l'UFR Artweb, et assurer la supervision des différents sites des départements
ACTIVITES ARTISTIQUES CULTURELLES ET SEMAINE DES ARTS
· Assurer et organiser la « Semaine des Arts », manifestation pluridisciplinaire de l'UFR (entre 60 et 80 événements programmés sur une fréquence biennale) articulant recherche, formation et création
· Organiser et coordonner l'ensemble des projets et activités culturelles de l'UFR, dont la programmation des salles d'exposition et de diffusion artistique
· Assurer Organiser et coordonner l'ensemble des projets et activités culturelles de l'UFR
· Assurer la coordination des différents intervenants lors de ces manifestations, et les interventions des différents prestataires
· Superviser toute la partie logistique en lien avec les différents services de l'université
DEVELOPPEMENT DE PARTENARIAT
· Assurer le développement des partenariats de l'UFR avec tout type d'institution, de structures associatives ou d'autres partenaires.
Liens internes et externes La Raf Adjointe collabore principalement avec la RAF de l'UFR et le Directeur, tout en assurant une coordination efficace avec les services d'appui tels que la logistique, les travaux, et les ressources humaines

Communication Interne : Compétence dans la communication avec les usagers, les autres services de l'établissement et les structures externes.
Communication Externe : Compétence dans la communication et le démarchage de structures externes pour le développement de partenariats.
Maîtrise des outils informatiques : Utilisation efficace et avancée des fonctionnalités d'un tableur pour le traitement des données financières et administratives.
Collaboration active : Capacité avérée à collaborer de manière proactive au sein d'une équipe pour la réalisation d'objectifs communs.
Reporting : Capacité à rendre compte de manière précise de son activité, en fournissant des rapports.
Engagement en matière de confidentialité : Engagement à respecter la confidentialité des informations sensibles