Responsable administratif du département d'enseignement de médecine générale F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté de santé

Présentation de la Direction :

La Direction de la Formation en Santé est un service crée à la faculté de santé dans le cadre de la nouvelle Sorbonne université. Elle gère cinq scolarités : PASS, 2ème cycle, 3ème cycle des études de médecine, enseignements paramédicaux et le Master Santé ; elle gère également cinq autres services de la vie étudiante et de la formation continue.

Présentation et localisation du poste :

Le poste à pourvoir concerne le 2ème et le 3ème cycle des études médicales au sein du département de médecine générale de la faculté de santé. Ce département est situé sur le campus Saint-Antoine de la Faculté de Santé de Sorbonne Université, 27 rue Chaligny, 75012 Paris.

Fonctions : Responsable administratif-ve du département d’enseignement de médecine générale F/H
Emploi-type : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an, renouvelable).

Mission :

• Coordination avec les responsables du département de la mise en place des stages des étudiant-es
• Gestion administrative du réseau des maitres de stage des universités (MSU) accueillant les étudiant-es en stage
• Gestion des paiements des MSU en lien avec la direction des finances et des achats (DFA) et la comptabilité
• Gestion du budget du département en collaboration avec la direction

Activités principales :

• Gestion des stages des étudiant-es : préparation des choix de stage et gestion post-choix des stages
• Gestion des MSU à l’aide d’un fichier global de suivi
• Aide au recrutement administratif des MSU
• Élaboration des arrêtés de paiements
• Liens administratifs avec la DFA, le secrétariat administratif de la scolarité du troisième cycle, les services de l'APHP, le coordinateur du DES Île-de-France, et l'agence régionale de santé (ARS)

Conduite de projet : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Connaissance du milieu universitaire et des bases de la comptabilité
• Notions de suivi budgétaire et suivi d’enveloppes financières
• Maitrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook..)
• Connaissances de base en gestion administrative (conventions, contrats de stage, vacations..)

Savoir-faire :

• Utilisation des outils de suivi et de collecte des données
• Capacité à préparer, saisir et contrôler des états de paiements
• Gestion des bases de données (mise à jour, fiabilité, confidentialité)
• Planification de tâches pour respecter les calendriers de paiement
• Communication avec les acteurs de manière claire et professionnelle

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Organisation et rigueur
• Capacités d’adaptation
• Sens du service public