Chargé de mission à la Direction générale des services F/H (réf. 44561)

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Catégorie : A
Corps : IGE
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD 3 ans).

Missions du poste :

• Appuyer l'équipe de la Direction générale des services dans ses activités de pilotage de l'établissement et d'animation des directions et des projets
• Apporter un soutien stratégique, organisationnel et administratif à la DGS et aux DGS adjoints en exerçant des missions de rédactions de notes, d'animation de groupes de travail / réunions, de mise en oeuvre de procédures...
• Etre force de proposition sur les procédures visant à sécuriser le fonctionnement de l'établissement et le suivi de la mise en oeuvre des décisions politiques et administratives
• Piloter des projets au nom de la DGS sur un certain nombre de sujets stratégiques pour l'établissement
• Participer aux comités stratégiques de l'établissement (CODIR, Comité DG) pour lesquels il ou elle organise les ordres du jour, rédige les comptes rendus et veille à la mise en oeuvre des décisions prises lors de ces comités

Activités principales :

• Suivi transverse des activités de la Direction générale des services : participation à des réunions sur un certain nombre de sujets transversaux, suivi de la mise en oeuvre des décisions prises par la Direction générale des services ou par l'équipe de direction générale (DGS/DGSA/DGF), rédaction de notes sur des sujets traités par la DGS, proposition de procédures et/ou de fonctionnement à l'échelle de l'établissement
• Pilotage et/ou coordination de projets ou de chantiers stratégiques pour le compte de la DGS : schéma directeur du numérique, parapheur électronique, outils de travail collaboratif…
• Mise en place des actions de coordination des différentes directions impliquées dans les projets transversaux
• Contribution à la fluidité de l'information en travaillant étroitement avec la communication interne : fil d'actualité, mailing aux personnels, journée d'accueil des nouveaux personnels, mise à jour de l'organigramme général de l'administration
• Organisation du séminaire annuel de l'administration (mise en oeuvre de la programmation selon la thématique choisie, identification des intervenants)
• Accompagnement des membres de la DG sur certains dossiers et/ou urgences liées à l'actualité : veille stratégique, suivi de réunions, harmonisation des besoins et mise en place de procédure
• Rédaction de notes et de rapports à la demande de la directrice générale des services
• Organisation de l'activité du secrétariat de la direction (2 agent-es)
• Suivi et contribution aux projets de transformation et de réorganisation en lien avec la direction de l'accompagnement à la stratégie et à la transformation

Connaissances transversales requises :

• Bonne connaissance du système universitaire, des mécanismes décisionnels administratifs, politiques et de financement d'un établissement d'enseignement supérieur
• Très bonnes capacités rédactionnelles
• Animation de réunions et de groupes de travail
• Pilotage et coordination de projets et de groupes de travail

Savoir-faire :

• Réactivité et qualités relationnelles compte tenu du travail de proximité avec la présidence, la direction générale des services, les directions centrales, les facultés et leurs composantes
• Capacité d'analyse et de synthèse
• Capacité à rendre compte et à alerter sur tout sujet lié à l'actualité de l'établissement
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Savoir être :

• Sens du travail en équipe
• Intelligence des situations
• Esprit collaboratif
• Esprit de synthèse et d'analyse
• Travail en autonomie et prise d'initiative
• Discrétion et rigueur professionnelle
• Sens de l'organisation et de l'anticipation