Responsable administratif d'UFR

MISSION PRINCIPALE : Le/la Responsable Administratif et Financier assure le pilotage stratégique et opérationnel des pôles administratifs, financiers, RH, scolarité et logistiques. Il/elle coordonne les services pour garantir le fonctionnement optimal des activités d'enseignement, veille à la conformité réglementaire et agit en qualité de conseiller technique et stratégique auprès de la direction de l'UFR.
Le Responsable Administratif est placé sous la responsabilité hiérarchique directe du directeur de l'UFR et sous l'autorité hiérarchique du directeur général des services.
ACTIVITES PRINCIPALES :
1. Management, animation et pilotage RH :
- Encadrer, diriger, animer et coordonner l'équipe administrative; répartir la charge de travail et fixer les objectifs opérationnels.
- Mener les entretiens professionnels, élaborer/mettre à jour les fiches de poste, rédiger les rapports de titularisation et dossiers de promotion.
- Gestion RH des enseignants et vacataires : Suivre les états de service des enseignants et piloter l'ensemble du processus de recrutement et de rémunération des vacataires.
- Dialogue social : Prévenir et gérer les conflits individuels ou collectifs ; veiller à la Qualité de Vie au Travail et à la prévention des risques psychosociaux.
2. Pilotage budgétaire et financier :
- Elaboration du budget de l'UFR en étroite collaboration avec le Directeur.
- Assurer la qualité des prévisions, contrôler l'exécution des dépenses et sécuriser le suivi des recettes.
- Développement des ressources propres
3. Pilotage de la scolarité et de l'offre de Formation :
- Contribuer à l'ingénierie de formation, contrôler la soutenabilité des maquettes et participer aux campagnes d'évaluation et d'accréditation de l'offre de formation.
- Superviser le cycle complet de la scolarité.
- Accompagner la prise en charge des étudiants en situation de handicap et l'accueil des étudiants en mobilité internationale.
4. Appui à la gouvernance et à la vie institutionnelle :
- Expertise réglementaire.
- Préparer et participer au Dialogue de gestion.
- Préparer, organiser et suivre les décisions du Conseil d'UFR et autres instances.
- Concevoir des outils de gestion, produire des bilans statistiques et des indicateurs de pilotage.
5. Communication et représentation :
- Piloter la stratégie de communication.
- Représenter la composante auprès des instances.
6. Administration du Site Institut de Géographie :
- Assurer la gestion matérielle, logistique et l'entretien des locaux de l'Institut de Géographie. Veiller au strict respect des règles d'hygiène et de sécurité pour les personnels et les usagers. Gérer et répondre aux situations de crise. Organiser des réunions avec les entités hébergées.

1. Connaissances (savoirs) :
• Organisation et enjeux de l'enseignement supérieur et de la recherche (ESR)
• Réglementation juridique, droit public et des contrats
• Règles de la comptabilité publique et de la gestion RH
• Réglementation des cursus universitaires et des stages
• Normes d'hygiène et de sécurité


2. Compétences (savoir-faire) :
• Manager, mobiliser et animer une équipe
• Traduire une stratégie en plans d'actions
• Concevoir des tableaux de bord et outils de pilotage
• Mener un audit d'organisation et gérer le changement
• Gérer les situations sensibles et les conflits


3. Qualités personnelles (savoir-être) :
• Sens du service public et de l'intérêt général
• Excellentes qualités relationnelles (écoute, diplomatie)
• Rigueur, méthode, intégrité et discrétion
• Capacité à décider, arbitrer et prendre des initiatives
• Résistance à la pression et grande réactivité

4. Maîtrise des outils et Systèmes d'Information Métiers :
APOGEE, SIFAC, OSE, HYPERPLANNING / PRONOTE, PSTAGE, EPI, E-CANDIDAT, MONMASTER, IRIS (RH), GMAO, Pack Office (Excel, Word, PowerPoint, etc.), etc.


5. Exigences particulières :
Présence obligatoire sur site, du lundi au vendredi, de 9h à 17h.
• Pour consulter la fiche de poste détaillée : https://filex-ng.univ-paris1.fr/get?id=6c904c0a-1811-463a-a8b4-ce3250ffc7f6