Gestionnaire adminsitratif VAE/VAPP H/F

Missions principales du poste Sous la responsabilité du responsable administratif et du responsable du Pôle Reprise d'études et VAE, (REVAE), le ou la gestionnaire assure l'information et le suivi administratif des publics souhaitant accéder à notre université par le biais d'une demande de Validation des Acquis de l'Expérience (VAE) et d'une demande de Validation d'acquis Professionnels et Personnels (VAPP).
Supposant une connaissance des différentes étapes de mise en œuvre de la procédure à l'Université Paris 1 Panthéon-Sorbonne, et du cadre réglementaire de la VAPP de la VAE et de la VES, ce poste nécessite une grande autonomie et une solide capacité d'organisation.

Niveau et nature des missions essentielles :
Informer le public, conseiller et accompagner les candidats
• Répondre aux demandes de renseignements par téléphone, par mails ou en physique
• Identifier les demandes et réorienter le cas échéant vers d'autres interlocuteurs.
• Contribuer, avec le responsable du Pôle REVAE et le pôle communication, à la mise à jour du site : le calendrier de VAPP, VAE et VES, les échéances des candidatures aux formations sous E-Candidat.
• Participer à l'animation de réunions de présentation et aux JPO
• Orienter les candidats vers les secrétariats de scolarité et les enseignants responsables de formations si nécessaire
• Conseiller et accompagner les candidats dans la finalisation de leurs dossiers et du montage de la prise en charge financière ainsi que leur inscription administrative en lien avec la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante.

Travailler en étroite collaboration avec les enseignants et les secrétariats pédagogiques des composantes

• Assurer le suivi du dossier au sein de l'université : transmission des dossiers aux enseignants-référents ou commissions pédagogiques, les conseiller dans la rédaction et la transmission de l'avis.
• Renseigner les heures d'étude de recevabilité et de jury des enseignants pour le suivi de la rémunération en collaboration avec le pôle dépenses de la FCPS
• Suivre les candidatures et les inscriptions administratives en concertation avec les secrétariats pédagogiques des composantes et les enseignants référents pour les demandes de VAPP et VAE validées au sein de leurs composantes.

Suivi administratif
• Paramétrer, saisir et éditer les conventions de VAE, VES et de VAPP
• Assurer la saisie et le suivi des dossiers notamment avec tiers financeurs
• Assurer la saisie et le suivi des dossiers sur la plateforme France Travail et CPF
• Assurer la complétude et le suivi des différents tableaux de bord (VAE/VES/VAPP) afin d'assurer un suivi global de l'activité et permettre ainsi de fournir les données de la production d'un bilan annuel.

Relations fonctionnelles et environnement du travail
• Sous la responsabilité du Responsable du Pôle REVAE, le/ la gestionnaire est en contact avec les candidats, la DEVE et les différents pôles de FCPS.
• Il/elle est en relation avec les enseignants référents qui examinent les candidatures VAPP et VAE/VES et les secrétariats pédagogiques des différentes composantes.
• Il/Elle travaille en étroite liaison avec le reste de l'équipe du pôle REVAE notamment les conseillères VAE et la gestionnaire en charge de la Reprise d'études ainsi qu'avec le pôle financier de FCPS.

Savoirs généraux • Connaissance de la réglementation Formation tout au long de la vie (FTLV) et de l'enseignement supérieur.
• Connaissance des dispositifs de validation d'acquis et leur évolution.
• Suivre l'évolution du domaine de la formation continue et des certifications en blocs de compétences.
• Connaissance de l'offre de formation de l'université.
• Planifier les activités et leurs échéances.
• Concevoir les tableaux de bord, assurer le suivi des indicateurs.
• Partager les données et informations pour faciliter la coordination des missions VAPP, VAE/VES et le pilotage de la mission.
• Proposer et concevoir des outils de gestion pour faciliter la gestion des candidatures et des demandes de renseignements.

Savoir-être et compétences requises • Avoir le sens de l'accueil de l'écoute et du conseil.
• Qualités rédactionnelles et diplomatie lors des échanges de mails.
• Rigueur, réactivité, et sens de l'organisation.
• Capacité à travailler en équipe
• Intérêt pour la formation tout au long de la vie
• Maitrise des outils informatiques (pack Microsoft) et capacités à apprendre l'utilisation de nouveaux outils de gestion internes à l'université (Apogée, E-Candidat, FCA Manager...)