Responsable administratif d'institut interne H/F

• Assure la responsabilité administrative de l'IED-EDS et met en œuvre les décisions du Conseil et du directeur, en cohérence avec la politique de l'EDS et les orientations de l'Université.
Pilotage financier et des services des enseignants :
• Supervise l'élaboration, l'exécution et le suivi du budget de l'Institut en lien avec le gestionnaire financier.
• Contrôle la gestion des achats, prestations et équipements (commandes, livraisons, inventaire).
• Assure le suivi des recrutements, des services et des rémunérations de tous les intervenants (enseignants, vacataires, personnels administratifs, correcteurs, examinateurs, surveillants).
Pilotage de la scolarité :
• Coordonne l'ensemble des activités de scolarité avec les équipes pédagogiques et administratives : inscriptions, plannings, examens, notes, diplômes, stages.
• Garantit la conformité juridique des actes et procédures (contrôle des connaissances, examens).
• Supervise la gestion des litiges et recours.
• Traite les dossiers sensibles en mobilisant les expertises nécessaires, en lien avec le responsable administratif général de l'EDS.
Management des équipes :
• Encadre, anime et coordonne les équipes administratives et pédagogiques.
• Anticipe les besoins en ressources humaines et veille à leur adéquation avec les activités.
• Accompagne les agents dans leur parcours professionnel (évaluations, conseils, évolution).
• Pilote les recrutements et améliore les procédures de gestion.
Gestion administrative et développement :
• Participe à l'élaboration et à l'évolution de l'offre de formation avec les enseignants et instances.
• Assure le suivi des partenariats et des conventions.
• Accompagne les innovations pédagogiques et numériques.
• Contribue à l'harmonisation et à la simplification des procédures administratives.
• Veille au respect des règles d'hygiène et de sécurité et participe à la gestion des locaux.
• Représente la direction et soutient la mise en œuvre des projets institutionnels.
Participation à la vie institutionnelle :
• Participe aux réunions administratives de l'EDS et de l'Université.
• Organise et administre le Conseil de l'IED (ordres du jour, comptes rendus, élections).
• Contribue à la communication et à la visibilité de l'Institut (site web, réseaux, événements).
• Participe à l'organisation d'événements (journées portes ouvertes, cérémonies).
• Contribue aux dialogues de gestion RH et financiers en lien avec l'EDS.

Ce poste exige une polyvalence (gestion, administration, management) ainsi qu'une parfaite connaissance de son environnement professionnel. Le RA est amené à travailler en collaboration avec l'ensemble des acteurs de l'Université.
Ce poste requiert des compétences en matière d'encadrement (22 agents). Les bureaux sont répartis sur plusieurs niveaux.
Ce poste nécessite une grande disponibilité en période d'examens ainsi qu'une rigueur et une discrétion irréprochables.
Les « savoirs » :
• Connaître les aspects juridiques et réglementaires qui régissent une université
• Connaître la réglementation des finances publiques
• Connaître les différents statuts des personnels de l'université
• Connaître les bases du Droit de la Fonction Publique
• Connaître son environnement professionnel
Les « savoir-faire » :
• Savoir organiser et animer une équipe
• Maitriser les techniques d'expression orales et écrites
• Maitriser les logiciels de gestion SIFAC, APOGEE / PEGASE, OSE, PSTAGE, Drupal, Wordpress,
• Maitriser la suite Office
Les « savoir-faire » comportementaux :
• Savoir être organisé et méthodique
• Savoir animer, motiver et assurer le bien-être d'une équipe
• Savoir anticiper, être réactif et s'adapter
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université)
• Savoir être disponible et à l'écoute