Référent officier d’état-civil et affaires administratives F/H

Fleury-les-Aubrais (21 438 habitants) est la 4ème ville du département du Loiret et de la Métropole d’Orléans. Fleury est une ville jeune, sportive, active, pratique à vivre et solidaire. La gare, la proximité de l’autoroute et le tramway font de cette ville à la campagne un point stratégique de la Métropole d’Orléans. Ville verte avec la première micro-forêt du Loiret, ville dynamique avec de nombreux projets, Fleury-les-Aubrais est engagée dans son renouveau mis en œuvre par près de 600 agents

Direction de l’accueil et de la citoyenneté

Rattaché.e à la direction de l’accueil et de la citoyenneté, sous l’autorité du directeur, l’agent est vous êtes référent.e du domaine de l’état-civil et des affaires administratives.

Vous mettez en œuvre les procédures d’instruction et êtes garant.e de la gestion et du suivi des dossiers du secteur.

Vous accueillez les publics et participez à l’instruction des démarches de premier niveau de la direction.

Activités

Gestion du domaine de l’état-civil – affaires administratives  (mariages - naissances - reconnaissances - PACS - divorces – avis de mention - changement de nom, prénom – baptême civil)

• Coordonner, instruire et contrôler l’activité du secteur (état civil, affaires administratives),
• Elaborer et developper la simplification et la modernisation des procédures,
• Coordonner et assurer la gestion des dossiers mariage, PACS et leur suivi,
• Participer aux auditions pour les mariages et les PACS en présence d’un élu,
• Etablir les actes d’état-civil (naissance, enregistrement des naissances extérieures, reconnaissance et changement de nom et/ou prénom, acte de notoriété),
• Dresser et assurer le suivi des demandes de livrets de famille,
• Adresser et gérer l‘apposition des avis de mention, divorce et autres documents destinés aux  administrations,
• Assurer une veille règlementaire et juridique du secteur,
• Accompagner la démarche de Gestion des relations aux usagers/citoyens,
• Procéder à l'ouverture des tables annuelles et décennales, ouvrir et clôturer les registres.

Participer à l’instruction des démarches de premier niveau de la direction

• Enregistrer un décès, une transcription et les autorisations liées aux inhumations et exhumations,
• Gérer les dépôts et retraits des demandes de titres CNI et passeports,
• Inscrire les administrés sur la liste électorale,
• Participer à l’organisation et à la préparation des élections avec le référent élections,
• Saisir le recensement citoyen des jeunes et délivrer les attestations,
• Délivrer des copies et extraits d‘actes d’état-civil,
• Suivre l’édition des cartes évènement (mariage, naissance, décès) à destination des familles.

L’accueil et l’information du public

• Assurer l'accueil physique et téléphonique à l‘accueil général de la mairie,
• Accueillir, filtrer, orienter et renseigner les usagers, les partenaires,
• Délivrer les informations nécessaires à la constitution des dossiers des différentes  démarches administratives,
• Gérer l‘agenda et la prise de rendez-vous des démarches usagers.

Savoirs :

• Connaissance du fonctionnement des collectivités,
• Maitrise des fondamentaux et du droit en matière d’état civil et affaires administratives,
• Connaissance de la règlementation et des procédures administratives,
• Maîtrise de l’informatique, de progiciels de gestion de l’état civil et activités associées,
• Maitrise de la gestion de relations usagers (GRU).

Savoir-faire :

• Aptitude à instruire les démarches relatives au domaine de l’état civil,
• Communiquer, savoir transmettre l’information,
• Travailler en transversalité, rendre compte,

• Aptitude à suivre les procédures de gestion, d’instruction et de contrôle,
• Savoir analyser les situations d’interaction avec les usagers,

• Techniques d’accueil et de régulation.

Savoir-être :

• Capacité au travail d’équipe, aisance relationnelle,
• Ecoute, disponibilité, langage adapté, patience,
• Discrétion, devoir de réserve,

• Capacité d’adaptation organisationnelle et d’initiative, réactivité.

Spécificités du poste :

• Poste à temps complet, à hauteur de 39 h hebdomadaires et RTT, dont les horaires sont organisés en fonction des amplitudes d'ouverture au public,
• Disponibilité demandée le samedi, sur un principe de rotation, dans le cadre des permanences accueil assurées en alternance les samedis matins,.

• Présence aux élections en fonction de la nécessité de service,
• Poste nécessitant une aptitude à l'accueil présentiel du public.