Référent et coordinateur hospitalité H/F

Qui sommes-nous ?

Nous sommes un établissement financier public remplissant des missions d’intérêt général en appui des politiques publiques. Une mission qui nous est confiée par la loi. Avec nos filiales, nous constituons un grand pôle financier à l'intersection du domaine public et du secteur privé concurrentiel.

Que faisons-nous ?

Depuis plus de 200 ans, nous jouons un rôle majeur dans la transformation de la France. Nous sommes présents sur l’ensemble du territoire et à chaque étape de la vie des Français. Face aux défis que notre pays doit relever, nous mobilisons l’ensemble de nos ressources et de nos expertises pour :

• la transformation écologique 
• le développement et les souverainetés  économiques (énergétique, économique, industrielle, numérique et financière) 
• la cohésion sociale et territoriale

Qu’est-ce qui nous anime ?

L’intérêt général, la confiance et le long terme.

• Numéro de référence 1-0008836
• Intitulé offre Référent et coordinateur hospitalité F/H
• Famille de métiers 02 - Opérations et prestations clients
• Emploi-repère 020102 - Chargé, chargée d'opérations et prestations clients
• Type de contrat CDI/Fonctionnaire
• Part Variable sur Objectif (PVO) PVO à 4%
• Autre gratification -
• Régime de temps Badgeage
• Lieu de travail France: PARIS

Mission générale

A l'écoute des évolutions du pays, le groupe Caisse des Dépôts assure des missions d'intérêt général en appui des politiques publiques nationales et locales : financement du logement social, développement des entreprises, transition écologique et énergétique. Mobilisé avant tout pour le développement économique du pays et de tous ses territoires, le Groupe se distingue par un positionnement unique : laisser le temps à l'innovation et à la croissance durable.

Pour être toujours plus performante et s'adapter à un contexte en constante évolution, la Caisse des Dépôts se transforme. A cette fin, elle a notamment créé la DOT, la Direction des Opérations et du pilotage de la Transformation opérationnelle.

La DOT s'est donnée pour promesse de service de « déployer pour chaque métier et chaque fonction transverse une excellence opérationnelle garante de la performance, de la sécurisation et de la résilience de la Caisse des Dépôts, renforcée par la transformation du modèle opérationnel et s'appuyant sur la transformation managériale ».

Le service cadre de vie, rattaché au département « Cadre de vie et performance », a pour mission d'accueillir et d'accompagner les hôtes de la CDC (collaborateurs, prestataires, visiteurs) dans les immeubles des archipels parisiens, en agissant au quotidien pour leur bien-être et leur confort et en apportant la meilleure réponse possible, en termes de délai et de qualité, à chacune de leurs demandes. Toutes ces activités sont exercées dans le cadre d'une amélioration continue des services et des processus.

Au sein du service cadre de vie – Archipel Paris 7 rassemble aujourd'hui 5 personnes, dont la responsable, et assure la gestion des bâtiments de la CDC situés dans le 7ème arrondissement parisien.

• Le mot du manager 

« Gérer l'environnement de travail de nos hôtes va aujourd'hui bien au-delà de la simple gestion courante de bâtiments.

Parce que nos bâtiments sont l'image de notre direction, et au-delà, celle de la Caisse des dépôts, nous œuvrons chaque jour afin d'assurer et d'améliorer le confort des collaborateurs et collaboratrices de la CDC, mais également de celui de tous nos visiteurs.

En collaboration avec nos partenaires externes et internes, notre équipe dynamique et engagée développe un service d'hôtellerie de bureau pour nos hôtes, en s'investissant quotidiennement dans un service et une relation client de qualité pour rendre l'environnement de travail toujours plus attractif. »

  MISSIONS

 Le poste est placé sous l'autorité de la responsable du service cadre de vie de l'archipel 7

Sur les bâtiments de l'archipel Paris 7, vous êtes l'interlocuteur ou l'interlocutrice privilégié(e) des hôtes pour répondre à leurs besoins liés à leur environnement de travail. Vous apportez une réponse efficace et rapide à leurs demandes, vous les accompagnez, les informez et les réorientez si nécessaire, dans un souci de satisfaction et de qualité du service rendu.

Ainsi, avec l'ensemble du collectif chargé de l'environnement de travail de nos hôtes, vous participez au déploiement des savoir-faire et savoir-être liés à notre démarche d'hôtellerie de bureau (Posture client, comportement, langage, etc.) telle que décrite dans notre engagement de service.

  Mission 1 : Assurer la qualité des espaces du périmètre défini afin de garantir le confort des hôtes.

• Réaliser des rondes régulières dans les bâtiments et étages dont vous avez la charge, pour garantir la qualité et du confort des espaces de travails et communs.
• Anticiper, constater, déclarer et suivre les dysfonctionnements, les déclarez dans l'outil de ticketing (@ami, @ami mobile) jusqu'à résolution en lien avec les services partenaires et prestataires,
• Analyser les demandes des hôtes relevant de votre périmètre (@AMI, mails, etc.), les réorienter et les informer si besoin. Dans la relation à l'hôte, adopter les codes d'hôtellerie de bureau tels que décrits dans l'engagement de service et garantir la qualité du service rendu. 
• Analyser de façon critique les demandes d'équipements et de prestations émanant des hôtes et relevant de votre périmètre d'activité. Proposer aux hôtes la solution présentant le meilleur rapport qualité /prix après avoir challengé les devis émis par les prestataires. En cas d'impossibilité de répondre favorablement à la demande d'un hôte, expliquer la raison et proposer si possible une alternative.
• Assister et conseiller les hôtes dans leurs demandes de réaménagements d'espaces en respectant nos normes de sécurité, de la réalisation des plans jusqu'à l'achèvement des opérations, en collaborant avec les services partenaires de la direction (design, aménagements, travaux, etc.) et en coordonnant les interventions des prestataires impliqués, si besoin. 

  Mission 2 : Piloter les actions des prestataires relevant de votre domaine d'activités,

Dans le cadre d'un contrôle de premier niveau, assurer le suivi et le respect des marchés publics en cours, tant du point de vue de la nature des prestations effectuées (contrôle du respect des clauses contractuelles, quantitativement et qualitativement, du planning des interventions etc.) que de leur coût

• Assurer le rôle de référent ou de référente pour un ou plusieurs marchés relevant de votre activité. Piloter administrativement le ou les prestataire(s) : animation des réunions de suivi, contrôle des livrables, complétude et suivi du reporting pour le service et demande d'application des pénalités 
• Participer à l'élaboration des expressions de besoins dans le cadre de lancement ou de renouvellement de marchés ; 

  Mission 3 : Contribuer au pilotage de l'activité et l'amélioration continue de ce dernier

• Assurer la mise à jour au fil de l'eau, dans l'outil dédié @ami, de toutes les données liées à votre activité et en particulier de celles relatives à l'usage des locaux (postes de travail installés, postes de travail théoriques, directions occupantes, etc.) afin de garantir une maîtrise parfaite de l'occupation des espaces ainsi que de la facturation analytique aux directions.
• Proposer toutes les mesures susceptibles d'améliorer le fonctionnement des bâtiments parisiens et vous suggérez toutes les actions susceptibles d'optimiser la performance des interventions ainsi que la satisfaction des hôtes dans le cadre fixé par la direction 
• Participer à l'amélioration et à la simplification du fonctionnement de l'unité et entre les différents services de la direction (mise à jour des tableaux de suivi d'activités, propositions d'actions pertinentes dans ce domaine)
• Garantir l'information des hôtes par l'élaboration et la rédaction de supports de communication relevant du périmètre d'activité ;

  Clauses systématiques : Ces missions reflètent l'essentiel de l'activité à ce jour mais sont susceptibles d'ajustements au regard des évolutions futures de la direction.  Vous pourrez, par exemple participer à des projets transversaux ou à des ateliers liés à votre activité.

Vous êtes titulaire d'un diplôme dans les domaines de l'hôtellerie et/ou de la restauration de prestige (Bachelor Management Hôtelier et Restauration et/ou ou équivalent).

• Vous bénéficiez d'une expérience de 5 ans minimum dans le secteur  de l'hôtellerie de prestige, sur des missions  en relation directe avec la clientèle, en tant que réceptionniste, gouvernant(e) d'étage ou de Guest relation/expérience agent 
• Une bonne connaissance des marchés publics serait un plus, ainsi qu'une connaissance des métiers techniques de la maintenance bâtimentaire et de la réglementation (bâtiment, hygiène et conditions de travail). 

Compétences mises en œuvre 

• Vous avez une solide expérience dans la gestion de la relation clients, notamment dans le domaine de l'hospitality management ; Vous avez déjà piloté et coordonné des prestataires ou des équipes ;
• Vous savez travailler en mode projet ;
• Vous avez de très bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de synthèse.
• Vous maîtrisez les outils informatiques bureautiques, notamment Excel, ainsi que les outils collaboratifs comme Teams ;
• Vous avez de bonnes connaissances ou une appétence pour les nouvelles technologies appliquées aux bâtiments (Smart building, IA etc.) ;  

Qualités personnelles

Notre organisation est attachée à promouvoir au quotidien un mode de travail collaboratif. Au-delà, vous pourrez nous apporter :