Gestionnaire pédagogique et correspondant handicap de Polytech Paris-Saclay - RIVE H/F

Missions du service :

POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Saclay. Cette école forme des élèves ingénieurs·es en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants·es, apprentis·es et auditeurs·trices de formation continue (860 inscrits en 2021/2022).

Les ingénieurs·es sont formés·es dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique, énergie, Systèmes / Photonique et systèmes optroniques / Informatique / Matériaux.

L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels·les BIATSS.

Il y a 80 enseignants·es permanents·es et 350 enseignants·es vacataires.

Rattaché·e à la direction adjointe en charge des FORMATIONS, l’agent·e assure sa mission au service « Pôle Pédagogique » de POLYTECH PARIS SACLAY. Composé de 4 gestionnaires pédagogiques et d’une responsable, le Pôle Pédagogique assure au quotidien la gestion administrative liée à la scolarité des élèves. Les missions du pôle couvrent l’inscription des élèves, l’élaboration des emplois du temps, l’organisation des examens et jurys et une participation au recrutement.

Les gestionnaires pédagogiques sont en lien avec l’ensemble des filières de l’école (FISE, FISA, FC/VAE, PeiP).

L’agent·e est placé·e sous la responsabilité hiérarchique de la DDGS et sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice adjointe en charge des formations de Polytech Paris-Saclay.

Activités principales de l’agent·e :

Assistant·e Vie étudiante - Correspondant administratif MISSION HANDICAP :

En lien avec la mission handicap de l’université l’agent·e est chargé·e de recevoir et d’aider les étudiants·es en situation de handicap au sein de l’école. Il/Elle travaille en collaboration étroite avec l’enseignant chargé de mission pour les aspects pédagogiques.

Suivi des mesures d’accompagnement pour les élèves en situation de handicap :

• Suivi des élèves
• Mise en place des aménagements d’études et d’examen
• Mise en place et suivi des contrats de tutorat et preneur de notes
• Organisation de réunion plurielle (si nécessaire)

Le service Handicap et Études en collaboration avec le responsable logistique se charge d’équiper l’école en matériel afin de faciliter l’intégration des étudiants en situation de handicap.

Gestionnaire pédagogique :

• Accueillir, renseigner et orienter les élèves et les enseignants·es des différentes filières
• Assurer le suivi pédagogique des élèves :
• Gérer les listes de groupes, d’émargements
• Gestion des absences
• Suivi des résultats – l’édition des procès-verbaux de commissions préparatoires et jurys
• Réception et retransmission des notes sur Oasis et Apogée
• Tenir à jour les informations de ressources et participer aux modifications en cours d’année du planning sur ADE
• Participer à l’organisation des amphis d’accueil, JPO, RDD, simulation d’entretien et journées du parrain
• Classer et archiver les documents liés à la pédagogie

Connaissances, savoirs :

• Connaitre les circuits de communication et procédures de l'Université et de l’école
• Connaitre l’offre de formation
• Connaitre les techniques de gestion administrative et de secrétariat
• Maîtriser la communication orale et écrite
• Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur
• Avoir une compréhension et expression écrite et orale en anglais (ou une autre langue étrangère) de niveau 1

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie) et logiciels spécifiques à l’activité
• S’adapter à de nouveaux outils informatiques
• Instruire des dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
• Travailler en équipe
• Savoir rendre compte

Savoir-être :

• Sens du relationnel
• Sens du service public
• Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école et de l’université
• Autonomie et sens des initiatives
• Organisation – Rigueur – Confidentialité– Disponibilité (Périodes de forte activité)