Gestionnaire pédagogique et administratif du M1 F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions 

• Fonctions : Gestionnaire pédagogique et administratif-ve du M1   
• Catégorie : B
• Corps : Tech
• BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

A pourvoir à compter du 1er juillet 2025.

Mission :

• L’équipe administrative du Département du Master de Physique et applications assure la gestion administrative, pédagogique et financière de la Mention qui accueille les étudiants et étudiantes de M1 et des divers parcours-types en M2 en liaison avec les services centraux de Sorbonne Université et les autres établissements partenaires
• La mission d’un gestionnaire pédagogique et administratif-ve du M1 est, au sein de cette équipe, d’assurer le fonctionnement pédagogique et administratif de la première année de master, en liaison avec toutes les personnes concernées : étudiant-es, enseignant-es, services centraux et autres départements de formation de SU
• Des perspectives d’évolution de ce poste pour une montée en responsabilités dans l’équipe du master sont envisageables à court ou moyen terme

Activités principales :

• Accueillir, et informer les étudiant-es et les enseignant-es
• Gérer les actes de candidatures, réception des dossiers, classement et retour aux étudiant-es
• Inscriptions administratives des étudiant-es (170 étudiant-es)
• Gérer les demandes de transferts, d’annulation et les remboursements des droits universitaires
• Préparer et saisir les contrats pédagogiques de tous les étudiant-es accueillis en M1 au début de chaque semestre,
• Fournir aux enseignant-es les trombinoscopes des étudiant-es, les listes des étudiant-es inscrits dans leur UE ou dans leur groupe de TD, les feuilles d’émargement pour les contrôles et examens,
• Mettre à jour les barèmes des UE après consultation des enseignant-es
• Renseigner les étudiant-es et les enseignant-es aux moyens de la plateforme numérique Moodle,
• Gérer l’agenda en ligne des enseignement-es du M1, et assurer la coordination avec les autres mentions de master pour les enseignements mutualisés
• Établir les emplois du temps par semestre ainsi que ceux des examens de 1ère et 2ème sessions
• Recueillir les notes des contrôles et des examens, les communiquer aux étudiant-es et les saisir dans le logiciel de la scolarité Apogée
• Organiser les jurys semestriels, éditer les PV, les valider définitivement avec les responsables pédagogiques
• Réaliser des PV récapitulatifs du niveau de M1 pour les étudiant-es demandant la délivrance du diplôme de maîtrise et les transmettre à la scolarité
• Préparer et compléter avec l’enseignant-e responsable, tous les dossiers de candidature des étudiant-es dans les Écoles d’Ingénieurs
• Gérer les stages obligatoires des étudiant-es du Master 1: saisie des conventions de stage du Master 1 ainsi que des avenants le cas échéant,
• Mettre à jour le site WEB du M1.

Encadrement : NON

Connaissances transversales requises :

• Notions de base des techniques de communication écrite et orale ainsi que des techniques d’accueil
• Maîtriser l’offre de formation
• Connaître l’organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Connaître l’organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Connaître la réglementation applicable dans le cadre du LMD

Savoir-faire :

• Savoir planifier en fonction des priorités
• Maîtriser l'environnement bureautique et informatique et les outils appliqués à la gestion et au secrétariat administratif et pédagogique (Word, Excel, Apogée, SPIP (Web) Moodle)
• Goût du contact avec les étudiant-es
• Savoir tenir à jour des archives, trier et classer les documents en cours de traitement

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes,
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines