Gestionnaire gestion collective F/H (VACGO)

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire gestion collective
Emploi-type : Technicien-ne en gestion administrative ou ressources humaines
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 6 mois.

Mission :
Le ou la gestionnaire gestion collective traite des données administratives et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il traite les données de gestion relatives à toutes les campagnes de gestion collectives du niveau universitaire.

Le ou la gestionnaire gestion collective est en lien direct avec la responsable du service gestion administrative et financière universitaire sur les actes de gestion administrative relative à la gestion collective.
Cette activité s'exerce au sein du service de gestion RH, logistique et financière des directions interfactultaires.


Activités principales :
Fiabilisation des données pour la préparation des campagnes de gestion collective dans le logiciel harpège,
Participer et traitement du lancement des différentes campagnes notamment d'avancement de liste d'aptitude, tableau d'avancement, des comptes épargne temps, mi-parcours, entretiens professionnels, etc… des 3 filières (ITRF, AENES et BIB) et toutes populations (titulaires et contractuels),
Participation et traitement du lancement de la campagne de primes
Travailler en lien avec le responsable du service sur le paramétrage des dossiers et listes des agents promouvables pour envoi aux services et composantes et en faire le suivi,
Réception des dossiers de candidature et vérification des éléments le constituant
Mise à jour des tableaux de synthèses des agents proposés,
Envoi des listes aux directions et composantes tout en faisant un suivi
Accueil téléphonique et physique des agents ainsi que la hotline des campagnes
Participer aux missions de logistique de la Direction lorsque l'activité l'exige
Classer et archiver les dossiers-agent pour un accès rapide aux informations

Activités associées :
Participer aux opérations de logistique de la DRH, d'organisation évènementielle
Soutien aux autres pôles sur la recevabilité des pièces justificatives de paiement et le standard téléphonique

Connaissances transversales requises :
Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle
Maîtriser les logiciels de bureautique courants (WORD et EXCEL) et la messagerie électronique

Savoir-faire :
Capacité d'assimilation et d'adaptation aux applications informatiques spécifiques (HARPEGE et WINPAIE).
Savoir assurer la confidentialité des informations traitées.
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances (sens de l'organisation).‐ Savoir travailler en autonomie et responsabilité.

Savoir-être :
Bon relationnel et sens du travail en équipe
Disponibilité et réactivité
Organisation et rigueur
Sens du service public