Gestionnaire du service financier de Polytech Paris-Saclay H/F

POLYTECH PARIS SACLAY : école Polytechnique Universitaire de l’Université Paris Saclay. Cette école forme des élèves ingénieurs en 3 ou 5 ans sous différents statuts : étudiants, apprentis et auditeurs de formation continue (850 inscrits en 2019/2020).

Les ingénieurs sont formés dans l’une des 4 spécialités proposées : Electronique et Systèmes Robotisés / Informatique/Matériaux : Mécanique et Energie / Photonique et systèmes optroniques.

L’équipe administrative et technique est constituée de 30 personnels BIATSS. Il y a 80 enseignants permanents et 350 enseignants vacataires

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la DDGS, L’agent assure la gestion financière de l’école en liaison avec la direction de l’école et les services centraux de l’université (DAF/Agence comptable) il assiste la responsable administrative et financière/DDGS de la composante dans sa mission (préparation budgétaire). Le service financier détermine et organise les procédures de gestion financière de l’école.

Missions principales de l’agent / Activités :

• Participer à la préparation du budget de l’école et des budgets rectificatifs correspondant aux prévisions de recettes et dépenses
• Centraliser les données budgétaires des départements, filières et services de la composante et en suivre l’exécution
• Alimenter les bases données du domaine d’intervention et en assurer un suivi
• Procéder aux opérations d’engagements et services faits
• Etablir et émettre des factures de vente (procédure de l’outil de gestion SIFAC)
• Participer aux réunions financières de l’école et de l’université, groupe de travail du domaine, y apporter une expertise et préparer les documents de travail nécessaires
• Mettre en place les accords de collaborations et conventions sur les aspects financiers avec nos partenaires en assurer le suivi
• Produire et collecter les données juridiques, financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, documents annexes)
• Suivre l’évolution des règles, directives et procédures financières et /ou comptables
• Transmettre les informations pratiques sur les procédures financières et comptables, sur l’évolution de la législation et ses conséquences sur les modalités d’applications dans la composante
• Etablir, à partir du système d’information financier – SIFAC, les états et bilans comptables et financiers et les tableaux de bord
• Classer et archiver les justificatifs des opérations financières de la composante

Connaissance, savoir :

• Finances publiques, Marchés publics
• Règles et techniques de la comptabilité
• Connaissances générales des procédures en matière d'achats publics (MAPA)
• Maitrise du système d’information budgétaire et financier
• Connaissance du fonctionnement général de l’établissement et de l’école
• Connaissance des circuits de communication et procédures de l'université
• Capacité à appréhender les enjeux des dossiers et à résoudre les problèmes
• Organisation du travail et suivi des dossiers jusqu'à leur terme

Savoir-faire :

• Maîtriser les outils bureautiques (Word, Excel, Access, PowerPoint, logiciel de messagerie)
• Adaptabilité à de nouveaux outils informatiques
• Savoir appliquer des règles de gestion à des cas courants et les faire appliquer (ex. achats publics)
• Savoir établir des états de synthèse (budget)
• Organiser le classement et la conservation des documents et informations traités
• Analyser les données comptables et financières
• Appliquer les règles financières
• Assurer le suivi et l’exécution des dépenses et des recettes
• Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Capacité à identifier les questions délicates et à apprendre puis mobiliser des savoirs nouveaux pour les résoudre
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Assurer une veille
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir-être :

• Capacité à travailler en équipe et à échanger
• Aptitude relationnelle et sens du service public
• Capacité à interagir avec différentes équipes de l’école
• Autonomie et sens des initiatives
• Organisation – Rigueur – Confidentialité– Disponibilité