Gestionnaire du service de la recherche (F/H)

L’école nationale supérieure d’architecture Paris-Malaquais (ENSA Paris-Malaquais) est implantée sur le site historique de l’enseignement de l’architecture en France. Créée dans sa forme actuelle par décret en 2001, elle appartient au réseau des 20 écoles d’architecture sous double tutelle du ministère de la Culture, Direction générale des patrimoines et de l’architecture, et du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

L’école a pour objectif de former ses 1000 étudiants à l’ensemble des métiers de l’architecture, en accordant une place centrale à la recherche grâce à ses 3 laboratoires et au programme SACRe de PSL.

Membre de l’Université PSL, l’une des premières universités françaises dans les classements internationaux, Malaquais offre à ses étudiants des doubles cursus en partenariat avec des établissements prestigieux. Située au cœur de Paris, elle est liée par des conventions à la plupart des grandes institutions culturelles parisiennes. Elle est également très ouverte sur le monde, avec plus de 50 accords conclus avec des écoles étrangères.

L’école nationale supérieure d’architecture Paris-Malaquais (ENSA Paris-Malaquais) est implantée sur le site historique de l’enseignement de l’architecture en France. Créée dans sa forme actuelle par décret en 2001, elle appartient au réseau des 20 écoles d’architecture sous double tutelle du ministère de la Culture, Direction générale des patrimoines et de l’architecture, et du ministère de l’Enseignement supérieur, de la Recherche et de l’Innovation.

L’école a pour objectif de former ses 1000 étudiants à l’ensemble des métiers de l’architecture, en accordant une place centrale à la recherche grâce à ses 3 laboratoires et au programme SACRe de PSL.

Membre de l’Université PSL, l’une des premières universités françaises dans les classements internationaux, Malaquais offre à ses étudiants des doubles cursus en partenariat avec des établissements prestigieux. Située au cœur de Paris, elle est liée par des conventions à la plupart des grandes institutions culturelles parisiennes. Elle est également très ouverte sur le monde, avec plus de 50 accords conclus avec des écoles étrangères.

Tous les postes du ministère de la Culture et de ses établissements sont ouverts aux personnes reconnues comme travailleurs handicapés. Les candidatures seront examinées collégialement. Les personnes présélectionnées seront invitées à un ou plusieurs entretiens. Conformément aux  recommandations de la CNIL et aux dispositions du code du travail des mises en situation ou des tests d'évaluation contribueront à l'appréciation de la capacité à occuper l'emploi. Dans le cadre de sa stratégie de Responsabilité Sociale des Organisations (RSO), le ministère de la Culture s'engage à promouvoir l'égalité professionnelle et la prévention des discriminations dans ses activités de recrutement. Une cellule d'écoute est mise à la disposition des candidats ou des agents qui estimeraient avoir fait l'objet d'une rupture d'égalité de traitement.

Sous l’autorité direct du responsable du service de la recherche, le gestionnaire assiste et appuie ce dernier dans l’exercice de ses missions, dans un contexte de fort développement des activités de recherche, favorisé par l’intégration de Paris-Malaquais comme établissement-composante de l’université PSL.  

A ce titre, il exerce les missions suivantes :

Contribuer au pilotage du service de la recherche :

• Assurer les fonctions supports nécessaires à la valorisation de la recherche à l’école (alimentation et enrichissement des tableaux de bord, calendriers, outils de communication, diffusion des appels à communication, interface avec le service communication autour des actions en cours, aide à la valorisation, mise à jour de l’onglet recherche du site internet)
• Assurer le suivi des indicateurs de performance du service (en cours d’élaboration)
• Participer à l’élaboration des outils « métier » et des supports de présentation et de communication à destination de différents publics (chercheurs, partenaires)
• Participer à l’organisation des diverses commissions de la recherche (Commissions internes, SACRe)
• Contribuer à l’archivage des données de la recherche, en lien avec le service de la bibliothèque  
• Contribuer à l’organisation et la tenue des activités et des événements liés à la recherche :
• Participer à l’organisation des événements : journées de la recherche, séminaires, colloques.
• Assurer le suivi logistique des activités de la recherche (réservations et aménagement des salles, invitations et accueil, affichage, commandes…)
• Assurer la gestion administrative de l’activité des trois laboratoires de l’établissement :
• Assurer la gestion administrative des dépenses et des recettes liées aux conventions financières
• Assurer la liaison administrative avec le service RH pour la constitution et le suivi des contrats de vacation et les stages
• Assurer le suivi budgétaire avec les services de PSL (Armines notamment) et les projets portés par les laboratoires
• Assurer la gestion administrative des doctorants en lien avec les deux écoles doctorales de rattachement (établissement composante PSL) :
• Suivre les dossiers d’inscription et de réinscription (en lien avec le service des inscriptions de la Direction de la pédagogie)
• Assurer l’interface entre le ministère et les écoles doctorales tout au long de l’exécution des contrats doctoraux
• Assurer le suivi administratif et financier de l’organisation des soutenances de thèses et la participation à leur organisation pratique (invitations, réservation de salles, ...)
• Assurer suivi financier et RH des contrats doctoraux en lien avec le responsable du service recherche, le service financier et les écoles doctorales.
• Accompagner le responsable du service durant la campagne des contrats doctoraux (interface administrative entre le ministère et les écoles doctorales).
• Contribuer au bilan annuel du suivi des doctorants (volet statistique)
• Mettre à jour les logiciels utilisés par le service.

Conditions particulières d'exercice :

• Les vacances scolaires de fin d’année (2 semaines), de printemps (1 semaine) et d’été (5 semaines) donnent lieu à la fermeture de l’établissement et à la prise de congés obligatoire des agents sur ces périodes.
• Travail occasionnel les weekends (journées portes ouvertes, journée des entretiens d’admission) et en soirée (événements).
• Télétravail possible selon conditions.
•  Ce poste donne accès à la carte culture.
• Télétravail : Oui
• Encadrement : Non

Niveau d’expérience minimum requis : 2 à 5 ans d’expérience professionnelle minimum.

De préférence dans le secteur de l’enseignement supérieur ou dans une structure liée à la recherche

Niveau d’études/diplômes requis : BAC+2

Compétences techniques :

• Connaissance de l’organisation et du fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur
• Connaissance du fonctionnement de la recherche publique et du doctorat, de l’environnement et des réseaux professionnels
• Mode de fonctionnement des administrations publiques
• Notions de finances publiques
• Maîtrise des outils bureautiques et collaboratif (office 365, Teams, Sharepoint, Resana)
• Une connaissance des logiciels Taïga, ADUM et du logiciel de gestion financière PEP serait un plus.

Savoir-faire :

• Gérer un budget
• Alimenter des outils de reporting
• Tenir à jour des tableaux de bord
• Etablir des relations et des partenariats de travail
• Rédiger un rapport, un document, une présentation adaptée au public ciblé

Savoir être :

• Autonomie / Confiance en soi
• Sens de l’organisation
• Travail en équipe
• Travail en mode projet
• Adaptabilité, et gestion des urgences/impondérables
• Sens aigu du service public.
• Rigueur et travail avec méthode y compris dans l’exécution.
• Ecoute et maitrise de soi (savoir faire preuve de diplomatie)
• Sens de la discrétion et respect de la confidentialité.

Langues :

• Très bonne maîtrise de la langue française (écrit et oral).
• Maîtrise de l’anglais souhaité, niveau B1.