Gestionnaire des formations titulaire/contractuel.le

Gestion administrative
Accueil et renseignement physique, téléphonique et par mail du public
Saisie des prospects dans le logiciel de gestion (FCA Manager)
Inscription des stagiaires dans les logiciels de scolarité (Apogée et Pégase) et édition des certificats de scolarité et des cartes d'étudiant.
Édition des dossiers d'entrée en formation (dossier d'accueil, attestation d'entrée en formation)
Suivi administratif des feuilles d'émargement individuelles (cours et stages en entreprise)
Établissement et envoi des attestations de présence et des certificats de réalisation
Établissement et envoi des attestations de fin de formation
Édition des diplômes, relevés de notes pour envoi aux stagiaires
Enregistrement de l'ensemble des documents administratifs produits ou reçus dans les dossiers partagés
Gestion financière
Facturation des contrats et des conventions de formation aux dates d'échéances prévues
Relances de factures et établissement des dossiers de mise en recouvrement le cas échéant
Logistique
Organisation de la logistique relative aux formations (photocopie des documents, mise à disposition du matériel vidéo, audio, informatique)
Organisation des examens (reproduction des sujets, copies d'examen et brouillons)

CONNAISSANCES
Connaître le fonctionnement de l'enseignement supérieur et de l'université
Connaître la réglementation en matière de formation professionnelle continue
Connaître la diversité des publics en formation continue
Connaître des outils de gestion et d'administration des formations
COMPÉTENCES
Savoir conseiller, orienter et accueillir différents publics
Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
Utiliser les techniques de gestion administrative et de secrétariat
Rédiger des documents simples d'information et de communication
Utiliser les logiciels de bureautique
Maîtriser les techniques de communication
Faire preuve de rigueur et d'organisation
Savoir travailler dans l'urgence et respecter les délais
SAVOIR ÊTRE
Avoir un esprit d'initiative
Savoir travailler en équipe
Être autonome et réactif
Être fiable
Sens de l'organisation