Gestionnaire déplacements (F/H)

L’École nationale des ponts et chaussées est un établissement d’enseignement supérieur et de recherche. Ses domaines d’excellence sont la mécanique, le génie civil, la science des matériaux, les mathématiques appliquées, l’informatique et la science des données, le climat et l’environnement, l’urbanisme, les transports et les mobilités, l’économie et la sociologie.

Sous tutelle du Ministère de la Transition Ecologique et de la Cohésion des Territoires, et sous statut d’EPSCP (Établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel), ses missions concernent la formation initiale et continue, la recherche, la diffusion des connaissances, le transfert vers les secteurs économiques et l’aide à la création d’entreprises. Ses activités s’inscrivent sur le plan national et international.

Avec un effectif moyen de 500 personnes, elle est principalement organisée autour de trois pôles : Formation (2000 étudiants, 1000 intervenants), Recherche (12 laboratoires) et Services support.

Depuis sa création en 1747, la plus ancienne école d’ingénieurs ne cesse d’être à la pointe de l’innovation dans l’organisation et le contenu des cursus, en liaison permanente avec une recherche d’un niveau d’excellence reconnu et qu’elle veut porteuse de valorisation.

Elle s’est engagée depuis septembre 2023 et avec l’ensemble de ses parties prenantes, dans une démarche pour élaborer son nouveau plan stratégique, Les Ponts Ambition 2030, avec l’ambition de devenir un centre de recherche et de formation de niveau international sur les questions de transition écologique, poursuivant et amplifiant une longue histoire au service des transitions qui ont traversé les sociétés à l’échelle globale.

L’Ecole nationale des ponts et chaussées est membre de l’Institut Polytechnique de Paris.

Présentation du service

Au sein du Secrétariat Général, le service des affaires budgétaires et financières a pour rôle de proposer la stratégie financière de l'établissement, de piloter l'élaboration annuelle du budget et d’en suivre l’exécution.

Il anime le dialogue de gestion avec les centres de responsabilité budgétaire.

Il pilote le contrôle de gestion et est garant des règles de comptabilité analytique dans un objectif de calcul des coûts complets des activités de l'établissement et de tarification des 'produits'.

Le service est composé de 7 agents répartis en deux pôles : le pôle d’exécution budgétaire et le pôle gestion des déplacements.

Descriptif du poste

Le poste à pourvoir est rattaché au pôle Gestion des déplacements, chargé de l’organisation et du suivi des déplacements des agents, élèves et invités de l’École.

Vous interviendrez principalement sur deux volets : l’organisation des déplacements professionnels et la gestion administrative et financière des dépenses associées.

Vos missions principales :

•  Organisation des déplacements professionnels
  • Réservation des prestations liées aux missions : transport, hébergement, location de véhicules, via un outil de réservation en ligne ou en lien avec l’agence de voyages
  • Interface avec l’agence de voyages et les différentes directions de l’École.
  • Accompagnement et assistance des utilisateurs dans la prise en main de l’outil de gestion des déplacements.
  • Contribution à la rédaction des documents encadrant la politique de déplacements (marchés publics, politique voyage...).
  • Participation à la création de procédures internes, notes de service et supports de communication.
•  Gestion administrative et financière des dossiers
  • Suivi et contrôle de la régularité des ordres de mission.
  • Traitement des factures et notes de frais, en veillant au respect de la réglementation relative aux frais de déplacement.
  • Réalisation des opérations de liquidation et de mandatement des dépenses.

  • Gestion des éventuels litiges : relances, suivi des impayés et des contentieux.

  • Traitement des observations de l’Agence comptable : régularisation des avances, calculs de charges à payer, etc.

•  Gestion et paramétrage des outils

  • Mise à jour des données dans l’outil de gestion financière (notamment création de tiers).

  • Paramétrage de l’outil de gestion des déplacements : gestion des profils utilisateurs (droits d’accès, habilitations, données personnelles), mise à jour des taux (change, mission), etc.

Poste de catégorie C. Fonctionnaire ou contractuel (CDD 3 ans renouvelable) et possibilité d’accueil en détachement. Poste à temps plein.

Compétences et qualifications requises

• Formation de niveau BAC minimum, idéalement dans les domaines comptabilité, gestion ou équivalent.

• Une expérience en agence de voyages serait un atout apprécié.

• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Internet) indispensable.

• Intérêt marqué pour les outils numériques et les nouvelles technologies.

• La connaissance et l’usage d’un logiciel de gestion des achats et des frais de déplacement (idéalement Notilus) constituent un plus.

• Bonne compréhension des principes de la comptabilité publique et de la réglementation liée aux frais de déplacement souhaitée.

Savoir-être et qualités personnelles

• Rigueur, méthode et sens de l’organisation.

• Capacité à faire preuve de réactivité et à respecter les délais.

• Bonnes qualités rédactionnelles et esprit de synthèse.

• Discrétion et respect absolu de la confidentialité.

• Bon relationnel, esprit d’équipe, adaptabilité et qualités pédagogiques.

Ce poste est ouvert aux personnes en situation de handicap,