Gestionnaire de scolarité

Intitulé du poste : Gestionnaire de scolarité – F/H
Catégorie : B
Quotité d’affectation sur le poste : 100%
Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J « Gestion et Pilotage »
Famille d’Activité Professionnelle : Administration et pilotage
Correspondance statutaire : Technicien.ne / Diplôme minimum règlementaire exigé : Baccalauréat
Groupe fonctions (RIFSEEP) : Groupe 3

Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Saint-Denis
Composante / Service : IUT de Saint-Denis / Service de l’Orientation, de la Scolarité et de l’Insertion
Professionnelle (SOSIP)
Composition du service (effectifs) : 3
Fonction d’encadrement : non
Rattachement hiérarchique : Responsable du SOSIP
Description du poste : missions et activités
Accueil et information du public (Formation initiale et formation en apprentissage) :
- Assurer un accueil physique, téléphonique et par courrier électronique des usagers
- Informer le public sur les formations, les modalités de candidatures et d’inscriptions
- Orienter les demandes vers les secrétariats pédagogiques des départements ou vers le service de
formation continue et apprentissage
- Accompagner les étudiants dans leurs démarches administratives de l’inscription à la remise du
diplôme en fin de cursus
Gestion des campagnes d’inscriptions administratives :
- Mettre en œuvre le processus des inscriptions administratives dématérialisées des étudiants
(inscriptions des primo-entrants, réinscriptions, gestion des réorientations des étudiants, démissions, vérification et instruction des dossiers administratifs)
- Assurer le suivi des dossiers d’inscriptions administratives
- Réaliser les différentes opérations relatives aux inscriptions administratives dans les logiciels dédiés (APOGEE et prochainement PEGASE, e-candidat)
- Contribuer à l’encaissement des droits universitaires (saisie du paiement par CB, élaboration des bordereaux pour envoi à l’agence comptable)
- Editer et délivrer les cartes d’étudiant, les certificats de scolarité et les diplômes
Promotion de l’offre de formation :
- Participer aux salons et journées portes ouvertes

Autres activités :
- Participer à l’élaboration de tous tableaux de bords utiles au bon fonctionnement du service
- Participer à la démarche qualité
- Participer au suivi des données chiffrées et aux enquêtes utiles pour l’élaboration de statistiques dans le domaine de la scolarité

Outils spécifiques à l’activité
Utiliser les logiciels spécifiques du domaine géré : e-candidat, APOGEE, PEGASE
Utiliser les logiciels courants de la bureautique : Word et Excel
Conditions particulières d’exercice
Contraintes horaires et calendaires liées à l’activité de l’IUT : présence requise pendant les périodes de pics d’activités de juillet à octobre, participation aux salons, journées portes ouvertes et cérémonies de remise de diplôme les soirées et week-end
Déplacements sur les salons
Missions éligibles au télétravail dans le respect de la continuité du service public

Poste à pourvoir au 1er septembre 2025.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD d’un an renouvelable).
Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel recruteur et d’un représentant de la DRH.

Contacts
Nom – Prénom : MEHIZ Rahma
Fonction : Responsable du SOSIP
Adresse administrative : place du 8 mai 1945 – 93200 Saint-Denis

Nom – Prénom : MAGOT Marine
Fonction : Responsable du service accompagnement des personnels et recrutement – Conseillère mobilité
carrière de l’université
Adresse administrative : 99 Avenue Jean-Baptiste Clément – 93430 Villetaneuse
Téléphone : 01.49.40.36.96

Connaissances
Organisation et fonctionnement des établissements de l'Enseignement Supérieur
Cursus universitaire
Offre de formation de l’IUT
Techniques de gestion administrative
Techniques d’accueil téléphonique et physique
Culture internet
Environnement et réseaux professionnels
Compétences opérationnelles
Accueillir et prendre des messages
Travailler en équipe
Rédiger, enregistrer et classer des documents
Savoir rendre compte
Mettre en œuvre des procédures et des règles
Communiquer et faire preuve de pédagogie

Savoir-être
Sens du relationnel
Capacité d’écoute
Sens de l’organisation
Réactivité
Avoir le sens du service public