Gestionnaire de scolarité - Ecole de Science politique de la Sorbonne

Mission principale :

Gérer la scolarité des 5 programmes :
• Organiser et préparer les séances de Pré-rentrée et effectuer les inscriptions pédagogiques (IPWEB),
• Assurer le bon déroulement des enseignements : suivi des semestres d'enseignement, planning, documentation, information et accompagnement des étudiant·e·s, suivi des étudiants en échange à l'étranger
• Organiser les 3 séquences d'examens : collecte et reprographie des sujets d'examen, planifier les sessions : calendrier, surveillances enseignantes et administratives, tiers-temps, examens terminaux, et convocation des étudiants
• Contrôler la délivrance des diplômes : assurer l'organisation des jurys de délibération, saisie et reports des notes, vérification des calculs (Logiciel APOGEE) et délivrance des diplômes en conformité avec le règlement des études (RE)
• Contrôler la légalité des procédures mises en œuvre (stages, césures, contrôle des connaissances, examens, délivrance des attestations et diplômes ...)
Organiser les campagnes de candidatures
• Accueillir et informer les candidats
• Vérifier la conformité des dossiers au regard des documents demandés
• Organiser les commissions pédagogiques d'admission
• Traiter les réponses aux candidatures sur le logiciel E-Candidat
• Traiter les admissions et accompagnement des étudiants jusqu'à leur inscription pédagogique
Gestion des stages
• Conseil et accompagnement des étudiants dans leur recherche de stages, contrôle réglementaire et traitement des conventions de stage (Application Pstage)
• Remontée des déclarations nominatives et statistiques
Maquettage et modélisation des diplômes
- Vérification de la modélisation des programmes, règles de calcul, maquettage des PV et relevés de notes, en relation avec la mission APOGEE

Relations fonctionnelles et environnement du travail :
• Elle·Il travaille avec la Coordinatrice du pôle qui assure l'encadrement de proximité
• Elle·Il fait partie d'une équipe administrative de 9 personnes
• Elle·Il sera accompagné·e, pour ce qui concerne la conduite des cursus, par les responsables pédagogiques
• La·Le gestionnaire partage son bureau avec d'autres gestionnaires de formations (L et M1). Une certaine complémentarité existera entre les agents. À ce titre, en cas d'absence de sa·son collègue, elle·il doit être en mesurer de renseigner les étudiant·e·s et enseignant·e·s de ces formations.

Principaux interlocuteurs :
Vous serez en contact avec les enseignant·e·s titulaires et vacataires de l'ESPS, les étudiant·e·s inscrit·e·s et candidat·e·s, responsables pédagogiques et directeur·trice·s d'études des programmes de la Licence Science politique et des doubles Histoire, Philosophie, Droit et Économie / Science Politique
• Direction des Etudes et de la vie universitaire : service Apogée, service des inscriptions, diplômes et service vie étudiante
• Direction des relations internationales (Inscription des étudiants titulaires de diplômes étrangers)
• École d'Économie de la Sorbonne (EES), École d'Histoire de la Sorbonne (EHS), École de droit de la Sorbonne (EDS) - Pôle Licence, coordination des UFR de science humaines et UFR 10 Philo pour les doubles diplômes organisés conjointement avec ces UFR

Compétences requises ou souhaitées :
• Savoir utiliser les logiciels APOGEE, E-Candidat, IPWEB et PSTAGE
• Savoir utiliser les logiciels de bureautique Word, Excel, Thunderbird
• Savoir rédiger
• Accueillir le public et être à son écoute
• Connaître l'organisation de la composante et ses activités, ainsi que l'organisation de l'université
• Connaître les dispositifs et règlements applicables aux diplômes, aux stages, et programme Erasmus
• Savoir écouter son interlocuteur, analyser sa demande, y répondre de manière courtoise
• Savoir s'impliquer dans un travail de groupe
• Savoir être organisé, et méthodique
• Ponctualité, disponibilité