Responsable de scolarité du Centre SIR F/H

Piloter la scolarité des formations du Centre SIR :
• Coordonner et superviser l'équipe des gestionnaires de scolarité, en lien avec le directeur du Centre SIR et des autres responsables pédagogiques ;
• Organiser et suivre la répartition des tâches, veiller au respect des échéances et à la continuité du service ;
• Garantir la conformité réglementaire des actes et procédures ;
• Former et accompagner les nouveaux agents dans la maîtrise des procédures administratives ;
• Participer à la gestion des dossiers sensibles et des situations de litige, en mobilisant les expertises internes et externes nécessaires.
Appui à la gestion des services des enseignants et au suivi du budget et procédures :
• Centraliser les informations relatives aux intervenants pour transmission et mise en paiement via l'outil OSE, en lien avec la gestionnaire comptable et financière de l'IEJ ;
• Consolider et suivre les données financières et budgétaires du Centre en lien avec le gestionnaires comptable et financier de l'IEJ ;
• Participer au recrutement des agents vacataires en lien avec les activités de formation.
Manager une équipe administrative :
• Encadrer, animer, et coordonner l'équipe administrative ;
• Veiller à l'adéquation entre moyens humains et activités attendues en anticipant les besoins ;
• Accompagner les agents dans leur carrière ;
• Gérer les demandes de congés des agents pour validation par le RA de l'IEJ.
Appui aux activités de communication des formations et au développement des partenariats :
• Organiser, avec le directeur du Centre SIR, des réunions de perfectionnement pédagogique et administratif des formations du Centre ;
• Développer les procédures de collecte de la taxe d'apprentissage en lien avec le gestionnaire comptable et financier et la gestionnaire de scolarité du Master 2 ALED en alternance ;
• Mettre en place et animer le réseau de professionnels, d'employeurs et de mécènes, avec l'appui de la gestionnaire de scolarité du Master 2 ALED en alternance ;
• Participer à la communication du Centre et à l'organisation des événements scientifiques du Centre en lien avec la responsable communication & événementiel ;
• Apporter un appui au développement des partenariats avec l'Université Euromed et autres partenaires extérieurs.
Participer à l'amélioration des procédures de gestion et à la vie institutionnelle :
• Formaliser les procédures de gestion administrative sur les formations en cours de développement et mettre en place de nouvelles procédures de gestion de scolarité en lien avec l'Université Euromed notamment, et les services centraux de Paris 1.
• Participer au développement et à l'amélioration des procédures dans la mise en place de nouvelles formations du Centre ;
• Garantir le respect des normes d'hygiène et de sécurité au sein du Centre et le cas échéant participer à la planification des travaux de maintenance des locaux du département ;

Les « savoirs » :
• Connaître des aspects juridiques et réglementaires qui régissent une scolarité
• Connaître l'organisation, l'environnement réglementaire et institutionnel de l'université
• Connaître son environnement professionnel notamment l'EDS
• Maîtriser l'organisation et le fonctionnement de la fonction scolarité
Les « savoir-faire » :
• Savoir animer et coordonner l'activité d'une équipe
• Savoir transmettre son savoir-faire, former ses collaborateurs et les mobiliser sur des priorités
• Savoir planifier les activités de l'entité en fonction des priorités
• Savoir mettre en œuvre la réglementation et les procédures relatives à la gestion de la scolarité : habilitation, inscriptions, admissions, examens, bourses, vie étudiante...
• Maitriser les techniques d'expression orales et écrites
• Maitriser les logiciels de gestion
• Maitriser l'environnement bureautique et les outils informatiques appliqués à la gestion de la scolarité notamment APOGEE/PEGASE, HYPERPLANNING, DRUPAL, AMETYS, PSTAGE, OSE.
Les « savoir-faire » comportementaux :
• Savoir être très organisé et méthodique
• Savoir anticiper, être réactif et s'adapter
• Savoir gérer les situations de stress et de conflit
• Savoir s'adapter à son interlocuteur (étudiant, enseignant, services de l'université)
• Savoir être disponible et à l'écoute