Gestionnaire de Scolarité des Masters 2 H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Le service de la scolarité de la faculté de Pharmacie assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits à l’UFR Pharmacie.

Placé·e sous la responsabilité du responsable de service, et en collaboration avec la direction de la Graduate School Health & Drug Sciences, l’agent·e assure la gestion administrative et pédagogique des M2.

Missions principales de l’agent·e :

Secrétariat administratif et pédagogique mutualisé "Masters" en collaboration avec les Responsables de parcours de 2ème Année de Master (425 étudiants) :

• Accueil physique et téléphonique du public ;
• Soutien auprès des responsables de M2 durant la campagne de recrutement des étudiants en M2 (organisation jurys/tests, convocations des candidats, envoi des réponses…), et suivi des candidatures sur l’outil INCEPTION ;
• Gestion et suivi des recours gracieux suite à des refus lors de la sélection des étudiants (d’inscription) en M2 ;
• Réservation des locaux d’enseignement, soutenances et examens dont reprographie des sujets d’examens, organisation d’examens pour certains parcours ;
• Participation aux différentes réunions relatives aux Masters (exemples : Comité de Mention, Conseil de perfectionnement…) ;
• Inscriptions administratives et pédagogiques en distanciel et en présentiel des étudiants au moyen du logiciel APOGEE, comptabilité journalière des droits d’inscription encaissés, contrôle des dossiers des étudiants en apprentissage ;
• Saisie des notes et résultats dans APOGEE ;
• Publication des notes et résultats, établissement et délivrance des attestations de réussite, relevés de notes, réalisation de statistiques, diplomation ;
• Diffusion des informations utiles aux étudiants de Master via l’ENT de l’Université (eCampus) ;
• Gestion et contrôle des conventions de stage via l’outil PSTAGE ;
• Classement et archivage des dossiers, procès-verbaux, contrôle et envoi des diplômes ;
• Soutien du Chef de Service sur d’autres secteurs du Service Scolarité en cas d’absence d’agents·es ou lors des pics d’activité exceptionnels du service ;
• Authentification de diplômes pour des organismes extérieurs ;
• Aide au pilotage par la réalisation de tableaux de bords et statistiques ;
• Participation à l’ensemble des réunions et ateliers Scolarité organisés par l’Université Paris-Saclay ;
• Contrôle des diplômes et aide à la préparation de la Cérémonie de remise de diplômes de Master organisée par l’Université.

Participation à l’activité du Service Scolarité :

• Aide ponctuelle pour les inscriptions universitaires.

Connaissance, savoir :

Connaissances techniques :

• Maitrise des logiciels bureautiques : Suite Office, et des logiciels de gestion du domaine : APOGEE, eCampus, INCEPTION, PSTAGE.

Connaissances générales :

• Connaissance du cursus pharmaceutique et de l’offre de formation au niveau Master de la Graduate School Health & Drug Sciences ;
• Connaissance de l’organisation des formations de M2 en apprentissage ;
• Connaissance du fonctionnement et de l’organisation de l’Université UPSaclay.

Savoir-faire :

• Capacités rédactionnelles ;
• Capacité d’accueillir les populations concernées ;
• Capacité de s’exprimer de façon claire et concise ;
• Autonomie et capacités organisationnelles ;
• Capacité de gérer et planifier son activité en respectant les délais ;
• Capacité de s’adapter constamment.

Savoir-être :

• Être à l’écoute des Responsables des différents parcours dans un esprit de collaboration ;
• Savoir rendre compte ;
• Être rigoureux ;
• Savoir travailler en équipe ;
• Avoir le sens relationnel.