Gestionnaire de formation Master H/F

La faculté de médecine :

Ouverte en 1980, la Faculté de médecine de l’université Paris-Saclay est l’une des 7 facultés de médecine d’Ile de France. Elle forme des étudiants au métier de médecin, puis les accompagne tout au long de leur parcours professionnel et contribue par la recherche, étroitement liée à la pédagogie et aux soins, à l’avancée sur la connaissance au service des patients.

La Faculté de médecine compte :

• 7000 étudiants
• 300 enseignants-chercheurs
• 150 personnels BIATSS

Outre les études médicales initiales, la Faculté propose plusieurs Masters, 3 Ecoles doctorales, plus de 100 DU dans le cadre de la Formation Continue, un département de soins infirmiers avec 7 IFSI rattachés, un département universitaire de formation en kinésithérapie, un institut de formation des manipulateurs radio, un Institut de formation supérieure biomédicale IFSBM, un centre d’enseignement par simulation.

Ses hôpitaux de rattachement sont :

• L’hôpital du Kremlin-Bicêtre (Le Kremlin-Bicêtre)
• L’hôpital Paul Brousse (Villejuif) L’hôpital Antoine Béclère (Clamart)
• Le Centre de Lutte Contre le Cancer Gustave Roussy (Villejuif)

Dans le domaine de la recherche, la Faculté compte 25 unités de recherche, 1 structure fédérative de recherche, 1 UMS, 1 LabEX…

Mission et positionnement de l’agent :

Au sein du Service des Etudes et de la Vie Etudante de l’UFR Médecine, l'adjoint en gestion administrative est l'interface entre le chef de service, les usagers, les secrétariats pédagogiques et les enseignants. Il assure la gestion administrative et pédagogique des étudiants inscrits en Master:

• Assurer l'accueil et l'information des usagers
• Participer à l'amphi d'accueil de rentrée
• Répondre aux demandes téléphoniques, par courrier et mail
• Assurer le lien avec les Responsables Masters

Inscriptions administratives :

• Réaliser, vérifier, corriger et valider les dossiers d’inscription administrative des étudiants en Master
• Editer et organiser la délivrance du certificat de scolarité et de la carte étudiant
• Etablir un premier niveau de diagnostic des problèmes rencontrés par l’étudiant pour se connecter aux applications de l’université

Gestion de la scolarité :

• Réaliser les inscriptions pédagogiques en Master
• Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents sites
• Coordination et reprise des données des secrétariats pédagogiques délocalisés sur différents sites
• Diffuser les plannings d'enseignement et calendrier des examens
• Gestion et suivi des examens (organisation, report de notes, procès-verbaux, délibérations, résultats)
• Etablir les placements dans les salles d'examens et les listes d'émargements
• Assurer les émargements d'entrée et de sortie lors des épreuves
• Extraire les notes et établir les PV de résultats pour les délibérations
• Diffuser les résultats après délibérations
• Gérer les demandes de consultation de copie
• Assurer l’ensemble des actes nécessaires à la délivrance et archivage des diplômes, certifications, et attestations de réussite
• Gestion des PV sur le site Web de la faculté

• Renseigner des tableaux de bord et enquêtes diverses
• Archiver, classer trier les documents relatifs aux activités du service

• Aux Examens Cliniques à Objectifs Standardisés (ECOS)
• Aux Epreuves Classantes Nationales informatisées (ECNi)
• De manière générale à tout événement spécifique lié à l’activité pédagogique ou à la vie étudiante

Connaissance, savoir :

• Connaitre l’organisation générale des formations de l’Enseignement Supérieur et de l’Université
• Connaître la réglementation en matière de scolarité et particulièrement des examens
• Connaitre les techniques générales de gestion administrative et de communication
• Savoir s’adapter aux évolutions technologiques et organisationnelles

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation, respecter les dispositifs et procédures de l’établissement Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Savoir s’intégrer dans une structure hiérarchique : informer, rendre compte, alerter, proposer et répondre aux demandes
• Travailler en équipe Organiser son travail
• Maîtriser les logiciels courants (bureautique, internet…) et spécifiques au domaine : Apogée, CELCAT, E- Campus, E-candidat…
• Respecter les délais

Savoir-être :

• Faire preuve d’organisation, d’autonomie et d’adaptation
• Savoir être rigoureux, discret, ponctuel Avoir le sens du relationnel et de l’accueil Capacité à assurer la continuité du service Devoir de réserve impératif