Gestionnaire d'écoles doctorales F/H

Au sein du collège des écoles doctorales, vous aurez un rôle majeur dans la mise en œuvre et le développement des activités. Vous coordonnerez un ensemble de services à destination des doctorants/docteurs, des directions de thèses et des unités de recherche. Vous participerez à la promotion du doctorat de l'université en interaction avec les autres services du collège des écoles doctorales.
Vous serez en charge de l'animation de l'école doctorale Entreprise Économie Société (EES) en particulier et des actions transverses en appui aux autres écoles doctorales.
Vos activités se déclinent sur plusieurs axes :
Activités générales aux écoles doctorales
• Contribuer à l'amélioration continue du Système d'information dédié au doctorat "ADUM"
• Fiabiliser ADUM au moment des inscriptions et tout au long de l'année pour les enquêtes et besoins des écoles doctorales
• Assister aux réunions mensuelles (zoom) et au colloque annuel d'ADUM (présentiel)
• Participer aux groupes de travail et événements du collège des écoles doctorales
• Assurer un appui transverse aux écoles doctorales dans leurs missions (ex : inscriptions, soutenances,...) selon l'avancement des projets (réglementaires ou de promotion du doctorat)
• Contribuer à l'activité éditoriale du site web du doctorat
Gestion de l'école doctorale Entreprise Économie Société
• Organiser les réunions du conseil (en moyenne 3-5/an)
• Gérer les inscriptions (une centaine de doctorants/doctorantes répartis dans 3 unités de recherche)
• Gérer les soutenances (une vingtaine/an)
• Gérer le concours de recrutement de l'école doctorale au printemps (5 contrats doctoraux en moyenne)
• Gérer les candidatures à l'HDR et soutenances (en moyenne 10/an)
• Réaliser les opérations de gestion courante administrative et financière (8000€/an de budget de fonctionnement)
Activités diverses
• Gérer la boite mails dédiée et relancer les interlocuteurs internes ou externes
• Réceptionner, enregistrer et diffuser les demandes
• Saisir et mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, compte-rendu), les reproduire et les diffuser
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

De formation Bac+3 vous justifiez d'une première expérience réussie à un poste équivalent ou dans le domaine de l'enseignement supérieur.
• Vous maîtrisez des procédures relatives à la gestion exclusive du doctorat, des techniques d'accueil hybride, de communication (numérique ou en présentiel)
• Aisance relationnelle et réactivité, travail en équipe, communication fluide pour faire preuve de pédagogie, mais aussi pour appuyer dans l'animation de réunions
• Vous êtes à l'aise avec la polyvalence des missions
• Vous avez le sens de l'organisation pour gérer l'activité en autonomie dans un calendrier défini, tout en sachant rendre compte
• Vous possédez des compétences d'analyse et de synthèse pour évaluer des indicateurs et rédiger des rapports
• Vous possédez un niveau d'anglais B2 minimum

Informations :
Poste basé au Campus de Talence : accès tram B (arrêt : Peixotto), bus, vélos, parking.
Prise de poste à partir du 1er février 2025
Rémunération brute mensuelle : entre 2000 € et 2229 € (selon profil et expérience)


Avantages liés au poste :
• 50 jours de congés annuels
• Horaires flexibles (selon 37h30/semaine)
• Télétravail possible selon nécessités et organisation du service
• Prise en charge à 75% de l'abonnement aux transports en commun de Gironde
• Participation à la mutuelle à hauteur de 15€ / mois
• Des offres loisirs, sport et culture pour tous les personnels
• Établissement handi-accueillant
• Possibilité de parking du personnel
• Forfait "mobilités durables" sur trajet domicile – travail
• Parcours d'accueil et formations
• Possibilité restauration CROUS salarié sur place

Processus de recrutement : l'annonce est en ligne jusqu'au 5/01/2025 inclus.
Les candidatures sont étudiées dès réception. Après la période de publication de l'annonce, nous prendrons contact avec les candidats retenus pour un entretien.
Conseil : votre lettre de motivation est lue et nous apporte des éléments complémentaires à votre CV !