Gestionnaire concours d'entree

MISSION PRINCIPALE
Contribuer à l'organisation des concours d'entrée de l'Ecole recrutant des candidats de niveau très élevé : concours littéraires et scientifiques et veiller à leur bon déroulement

ACTIVITES PRINCIPALES

1) Organisation de certains aspects pratiques du concours :
· Suivi de la composition des jurys, établissement d'un document récapitulatif
· Organisation et suivi des épreuves écrites : traitement des sujets, gestion des centres d'écrit, traitement des copies et des notes...
· Organisation et suivi des épreuves orales : salles, hébergement, collaboration avec le secrétariat pédagogique, relations avec la bibliothèque, encadrement des appariteurs...
· Traitement des demandes de photocopies de copies
· Vérification des scans de copies de concours
· Assistance globale au fonctionnement du pôle concours


2) Gestion financière :
· Préparation du paiement des jurys
· Suivi des remboursements de frais de missions et des différentes factures


3) Secrétariat administratif :
· Courriers divers, mise à jour des documents d'information à destination du public, renseignements par téléphone et par courriel
· Accueil et information du public
· Photocopie et classement méthodique des dossiers

4) Saisie dans l'outil informatique spécifique à l'activité (bases de données relatives au jury et à la gestion du concours)
· Saisie d'informations dans la base informatique
· Éditions à partir de cette base de documents de gestion liés aux opérations du concours
· Mise à jour des informations sur les sites internet


5) Participation à toute autre activité qui pourrait répondre aux besoins du service

CHAMPS DES RELATIONS
Internes :
· Les différents départements et les services administratifs (financier, ressources humaines, logistique, informatique...
· Les élèves
· La Direction et la Direction des études

Externes :
· Les trois autres ENS
· Les autres établissements partenaires au sein des banques d'épreuves
· Les membres du jurys
· Le SCEI, les vacataires recrutés
· Le SIEC, les rectorats (DEC) et les lycées possédant des classes préparatoires
· Les sociétés extérieures : imprimeur, transporteur, agence de voyages...
· Les candidats et tous les usagers demandeurs de renseignements sur l'ENS et ses concours

COMPETENCES ATTENDUES
Diplôme : BAC

Connaissances :
Connaissance et mise à jour de ces connaissances pour :
· l'organisation et les arrêtés des concours et programmes des concours de l'Ecole
· les enseignements et l'organisation de l'Ecole et des autres ENS
· les cursus d'études de l'enseignement supérieur
· une excellente maîtrise de l'anglais est vivement souhaitée.

Compétences techniques :
· sens de l'organisation et rigueur (méthode et précision dans le travail)
· qualités d'expression écrite et orale
· pratique courante des logiciels de traitement de texte et tableurs classiques (word, excel, bases de données)
· savoir utiliser les applications spécifiques de gestion des concours
· capacité à s'adapter à un outil informatique nouveau, et plus généralement réactivité face à une situation évolutive (aléas de la session du concours)


Compétences comportementales :
- Sens du dialogue, qualités d'écoute, excellent relationnel
- organisation et rigueur
- réserve et obligation de confidentialité
- ouverture et disposition sereine face aux différents partenaires : le public, les candidats, les jurys...