Gestionnaire carrière et paie des agents contractuels H/F

La Direction des ressources humaines (DRH), accompagne l’École dans ses projets de développement, et a pour mission de mettre en œuvre les politiques RH qui répondent aux enjeux stratégiques de l’École. Forte d’une équipe d’une trentaine d’agents, elle s’organise autour de trois unités de travail : administration, paie et gestion des carrières, recrutement, mobilité et formation professionnelle, pôle administratif et budgétaire RH.

Rattaché(e) au pôle administration et paie des agents contractuels, vous serez le référent RH des personnels dont vous aurez la charge en assurant leur accueil et l’information relative à leur situation administrative et leur rémunération.

Vous assurerez l’instruction, la gestion et le suivi des dossiers administratifs, la gestion des carrières et le traitement des paies dont vous aurez la charge afin d’en garantir la validité.

Le périmètre du poste couvre les agents embauchés par l’École sous différents types de contrat : contrats en CDD ou CDI, établis en application du code général de la fonction publique, des décrets n°2003-1006, Cadre de Gestion et les vacataires, soit un total d’environ 250 dossiers.

En application de la réglementation en vigueur et dans le cadre de l’utilisation du SIRH RenoirRH paie, les principales missions du poste de gestionnaire paie et carrière sont les suivantes :

Instruire et gérer les dossiers administratifs :

• Recueillir tous les documents administratifs relatifs à l’embauche ;
• Saisir les données de l’agent dans le SIRH ;
• Produire des actes administratifs à partir de modèles (contrats, avenants, décisions, attestations, etc);
• Assurer la mise à jour des dossiers (papier et informatique) des agents selon l’évolution personnelle et professionnelle de l’agent, assurer le classement et l’archivage des dossiers papier ;
• Suivre la carrière et mettre en application les dispositions statutaires en vigueur ;
• Assurer le suivi des absences (maladie, accidents de travail, temps partiel…) ;
• Assurer l’ensemble des déclarations (déclaration préalable à l’embauche, attestation demandeur d’emploi…) ;
• Gérer et suivre les autorisations de séjour et de travail relatives aux internationaux hors communauté européenne ;
• Gérer et suivre les autorisations de cumul d’activités ;
• Participer à la mise en place et la mise à jour des procédures administratives et de paie ;
• Participer à la mise en place et assurer le suivi de tableaux de bord.

 Assurer le traitement des paies mensuelles :

• Saisir les éléments variables de paie : primes, temps de travail, absences, … ;
• Établir les acomptes, ordres de reversement, certificats de cessation de paiement ;
• Assurer le déroulement conforme et dans le respect du calendrier du processus de rémunération ;
• Assurer le contrôle interne des bulletins de paie avant transfert à l’agence comptable ;
• Veiller à la cohérence des données paie, assurer la correction des éventuelles erreurs signalées ;
• Assurer le classement des pièces administratives post-paie.

Informer et travailler en partenariat :

• Rendre compte de son activité et de l’état d’avancement de ses dossiers;
• Transmettre les informations particulières ou inhabituelles au chef de service ;
• Participer aux réunions d’équipe de gestionnaires;
• Être l’interlocuteur privilégié des agents en matière de paie et de gestion de leur carrière;
• Travailler en interaction avec tous les services de la DRH et notamment les chargés de recrutement.

 Activités complémentaires :

• Participer aux travaux de préparation des commissions consultatives paritaire ou de la campagne des primes exceptionnelles;
• Participer ou prendre en charge le suivi des contrats à double financement;
• Participer à des travaux relevant d’autres populations parmi les personnels civils : fonctionnaires, ouvriers de l’État ou enseignants-chercheurs;

Principaux interlocuteurs avec lesquels vous serez amené (e) à travailler régulièrement :

•  Interne : travailler en interaction avec tous les services de la DRH et notamment les chargés de recrutement, l’ensemble des agents contractuels, Direction Comptable pour le visa de la paie, secrétariats de l’ensemble des services et directions, la direction financière pour les contrats financés sur ressources propres.
• Externe : Organismes extérieurs (CPAM, …).

Dans le cadre de ses missions pour l’École polytechnique, l’agent pourra être amené à travailler sur des missions IP Paris.

Cette liste d’activités n’est ni limitative,ni exhaustive, ni contractuelle.

Ce poste est à pourvoir à Palaiseau (Essonne) par voie de détachement ou par voie contractuelle.

Nous sommes faits pour vous car :
 
Vous intégrerez une institution de réputation mondiale et découvrirez une diversité de métiers et des perspectives de carrières. Vous rejoindrez ainsi un écosystème d’innovation unique.
 
Les missions que nous confions à nos collaborateurs sont ainsi profondément inscrites dans l’ADN de l’École et de ses racines humanistes : se mettre au service de l’intérêt général par la recherche du progrès économique, technologique et sociétal.
 
Dans cet esprit de responsabilité, l’École polytechnique s’engage activement dans une démarche de développement durable et de responsabilité sociétale. La défense de l’égalité des chances, la promotion de la diversité sous ses différentes formes et la réduction de l’impact environnemental sont placés au centre des ambitions stratégiques de l’École.

Vous bénéficierez des avantages suivants :

• 25 jours de congés + 18 RTT
• Télétravail en fonction du poste
• Remboursement du titre de transport à hauteur de 75%
• Des services (restaurant d’entreprise, bibliothèque, Musée de l'X, service postal, coiffeur)
• Services de santé : kinésithérapeute, ostéopathe gratuit...
• Équipements sportifs (piscine, courts de tennis, salle de sport...)
• Mutuelle collective (sauf cas de dispense) prise en charge à 50%

Rémunération : fonctionnaires : selon les conditions statutaires (grille indiciaire et IFSE correspondant à l’emploi) ou contractuels : en fonction de l'expérience professionnelle sur des postes de niveau équivalent.

L’École polytechnique s’engage à un recrutement favorisant l’égalité, la diversité et l’inclusion. Toutes les candidatures sont étudiées sans aucune distinction (âge, handicap, sexe, nationalité, religion, orientation sexuelle…).

Vous êtes notre perle rare car :

Vous disposez d'une formation supérieure de niveau bac+2, et vous justifiez d’au moins trois années d’expérience dans le domaine de la paie. Une expérience acquise dans un environnement complexe, caractérisé par un volume important d’entrées et de sorties de personnel, sera un élément favorable.

Le sens de la confidentialité et de l’organisation avec réactivité et autonomie, ainsi qu’une aptitude à travailler en transversalité avec des interlocuteurs variés sont vos principaux atouts pour réussir dans ce poste.