Gestionnaire au service des examens F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Île-de-France et en régions http://www.sorbonne-universite.fr

Ce poste est à pourvoir au sein de la faculté des lettres • http://lettres.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :
La Direction des Etudes et de la Vie Etudiante exerce ses missions d’administration et de mise en œuvre de la politique de l’université, déclinée en matière de formation initiale et de scolarité d’une part, et en matière de vie étudiante et de campus d’autre part.

Le poste est dédié à la DEVE, à la direction adjointe en Formation et Scolarité.

La direction adjointe Formation et Scolarité est en relation étroite avec le vice-doyen Formation et Innovation pédagogique, la Direction Générale de la Faculté et les directions qui y sont rattachées, avec la Direction de la Formation Tout au Long de la Vie (DFTLV) assurant, au niveau universitaire, le pilotage et la coordination des actions des trois facultés.

Elle accompagne les représentants (enseignants et administratifs) des composantes de la Faculté, dans leurs activités de formation et de scolarité. Celles-ci les conduisent à bénéficier de l’expertise de la DEVE pour l’utilisation des applications satellites du SIE de l’université.

Présentation du service : service des examens :
Le Service organise, coordonne et met en œuvre les sessions d’examens écrits de licence en garantissant le respect de la réglementation ;

• Il conseille les membres de la communauté universitaire en matière d’examens et de réglementation
• Il assure la diffusion des résultats
• Il élabore les statistiques sur les activités du service

Localisation : 1 rue Victor Cousin 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire au service des examens
Catégorie : B
Corps : Tech
BAP : J – Gestion et Pilotage
Emploi-type : Technicien.ne en gestion administrative

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 1 an).

Missions principales :

• Gérer les sujets d’examens
• Contribuer à l’élaboration du calendrier des examens et à la mise en place de la session d’examens
• Contribuer à l’organisation des épreuves spécifiques pour les étudiants bénéficiant d’aménagements
• Pilotage, commande et gestion des stocks (enveloppes, copies, étiquettes, fournitures)
• Accueillir, répondre aux questions et demandes des membres de la communauté universitaire (enseignants, administratifs et étudiants)

Activités principales :

Gestion des sujets :

• Envoi des demandes de sujets aux UFR
• Réception des sujets d’examens des enseignants (environ 300 par session)
• Vérification des sujets avant reprographie
• Mise sous pli des sujets avant envoi dans chaque centre d’examens
• Établissement d’un tableau de suivi des sujets de la session
• Archivage des sujets et envoi UFR

Gestion des copies, enveloppes, étiquettes, fournitures pour les examens :

• Vérification des stocks et commande le cas échéant
• Vérification des stocks de brouillons gérés par la DBL
• Distribution des copies et des bouillons aux surveillants pendant la session, notamment en Sorbonne. 

Contribuer à l’organisation du calendrier des examens et à la mise en place de la session :

• Établir le calendrier des épreuves pour chaque session :

- Mettre en place les épreuves et suivre leur bon déroulement en Sorbonne et dans les centres

- Éditer et transmettre les documents de déroulement des épreuves (liste d’émargement, procès-verbaux)

- Répartir les copies d’examens aux enseignants chargés de la correction

- S’adapter à des horaires contraignants pendant les sessions (2 périodes dans l’année)

Contribuer à l’organisation des épreuves spécifiques pour les étudiants bénéficiant d’aménagements :

• Contribuer à la gestion des étudiants concernés, en liaison avec la Direction adjointe de la Vie Étudiante et le SSE (Service de Santé étudiant)
• Récupérer les sujets pour les étudiants bénéficiant d’aménagements
• Adapter les sujets aux contraintes des candidats : transcription en braille, agrandissement de sujets…
• Mettre sous pli les sujets des étudiants bénéficiant d’aménagements
• Contribuer à la gestion des emplois étudiants (recrutement, service faits, pilotage)

Activités récurrentes durant l’année :

• Éditer et envoyer les relevés de notes des étudiants
• Accueillir, répondre aux questions et aux demandes des membres de la communauté universitaire (enseignants, administratifs et étudiants)

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à la Scolarité
• Bonne connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint…)
• Connaissance des logiciels Apogée, Optime

Savoir-faire :

• Capacité à planifier son travail
• Capacité à travailler en équipe
• Capacité à informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Capacité à rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Capacité à travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Capacité à prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée 

Savoir être :

• Bon relationnel
• Réactivité
• Disponibilité en période de forte activité (novembre-janvier et avril-mai)
• Autonomie
• Organisation et Rigueur
• Sens du service public
• Confidentialité