GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF

Au sein du siège du CCAS, et sous la responsabilité du Secrétaire général, vous assurez des tâches de gestion administrative pour l’ensemble des services de la Direction.
Il vous sera également demandé de faire une veille documentaire et règlementaire thématisée.
En cas de nécessité et/ou d’absence des collègues, il pourra vous être demandé d’assurer l’accueil téléphonique du CCAS.
Il pourra vous être confié d’autres missions administratives, relevant des compétences liées à votre cadre d’emplois. Dans ce cadre, vous serez rattachée, sur le plan fonctionnel, des Responsables de service ou de cellules dont dépendent lesdites missions.
 
ACTIVITÉS PRINCIPALES
 
Sous forme de lettre de mission d’abord à faire évoluer en fonction de la quotité de temps de travail à la reprise et des résultats + prise en compte changement d’outils bureautiques.
Gestionnaire « mission archivage » pour le CCAS / bâtiment Le Confluence / services territoriaux :
-        A ce titre, vous êtes l’interlocutrice privilégiée des services du CCAS et du service des Archives municipales.
-        Vous répondez aux questions et diffusez les informations auprès des services.
-        Vous apportez soutien et conseil pour l’archivage des dossiers des différents services du CCAS
-        Vous participez aux réunions, aux formations et aux évènements sur cette thématique.
-        Vous êtes force de proposition auprès du Secrétariat Général.
 
Dans un second temps à voir si les missions suivantes peuvent être intégrées. Ces missions pourront évoluer :
Assurer certaines missions relevant d’un Assistant.e Informatique de Proximité:
-        Vous assistez principalement le correspondant informatique, en assurant le suivi des demandes, réceptionnées sur la plateforme Easyvista.
-        Vous assurez la correspondance avec les utilisateurs et répondrez à leurs demandes.
-        Définir en lien avec le responsable d’établissement les droits d’accès informatiques, téléphoniques et de messagerie des agents
-        Accompagner les nouveaux arrivants à la prise en main du poste de travail informatique de la Ville et à l’utilisation des outils bureautiques
-        Promouvoir l’application de la charte informatique aux utilisateurs Relayer les informations du Centre de services auprès des utilisateurs
-        Vous serez amenée à échanger avec les partenaires de la Ville de Lyon (DSIT…).
 
Assistance auprès de la conseillère en prévention des risques professionnels :
 
Assistance auprès du référent RGPD pour les services :
-        Vous assistez le Secrétaire général sur ses missions de référent RGPD (règlement général sur la protection des données).
-        A ce titre, vous assurez le secrétariat lié à cette thématique (rédaction de notes/courriers, contact avec le service RGPD de la Ville de Lyon, suivi de tableaux de bord…).

CONNAISSANCES
Fonction publique territoriale et environnement du CCAS
Gestion administrative
Maîtrise des outils bureautique : pack Office
 
SAVOIR FAIRE
Qualités relationnelles
Qualités rédactionnelles
 
QUALITÉS REQUISES
Organisation, méthode
Esprit d’équipe