Gestionnaire administratif H/F

Mission du service / positionnement hiérarchique :

Au sein de l’Université Paris-Saclay, les bibliothèques ont pour missions principales de mettre en œuvre la politique documentaire de l’Université, de CentraleSupélec et de l’ENS Paris-Saclay et de contribuer à ses activités de formation et de recherche. La Direction des bibliothèques coordonne l’ensemble du réseau des bibliothèques pour accompagner les enseignements donnés au sein du collège universitaire de premier cycle et l’enseignement et la recherche organisés via des écoles graduées (graduate schools) et un institut, ainsi que l’enseignement dispensé pour des diplômes spécifiques (en particulier de médecine et de pharmacie).

Le service administratif et financier accompagne la direction pour le suivi de l’administration, des ressources humaines, des finances et de la logistique. L’équipe est composée de 6 personnes.

Le pôle Numérique, Recherche et Science Ouverte (NumRSO) accompagne l’ensemble de la Direction dans le développement de services dans leur dimension numérique et organisationnelle. Il coordonne l’offre de service à destination des chercheurs au sein des bibliothèques et le déploiement de la feuille de route de la Science ouverte de l’Université en lien avec les acteurs concernés. Au sein du pôle NumRSO, le poste est rattaché au responsable de la cellule Données et Appels à projets recherche, en lien fonctionnel avec la coordinatrice de l’Atelier de la Donnée de l’Université Paris-Saclay.

Missions principales de l’agent :

Appuyer les missions du service administratif et financier de la DiBISO (60%)

  FINANCES

• Assurer la mise à jour quotidienne des dépenses selon les imputations et les natures en cours.
• Pointer et contrôler l’ensemble des écritures comptables.
• Réaliser une petite analyse financière : anticipation des besoins, suivi des dépenses à engager, alerte en cas d’écarts.
• Participer à l’instruction des dossiers en vérifiant leur régularité administrative, juridique et financière.
• Alimenter les tableaux de bord financiers et effectuer des extractions dans les systèmes d’information dédiés.

  RESSOURCES HUMAINES

• Contribuer à la gestion administrative d’un portefeuille d’agents (dossiers individuels, contrats, arrêtés…).
• Gérer les congés et absences : suivi et vérification des justificatifs.
• Préparer les éléments et outils nécessaires au suivi des différentes campagnes (entretiens professionnels, avancement, mobilité,…).
• Rédiger des notes, courriers et mails informatifs à destination des agents et des différents interlocuteurs.

Assurer le secrétariat du pôle numérique, recherche et science ouverte (40%)

• Organiser les réunions et gérer les plannings du responsable et des chefs de services du pôle NumRSO
• Assurer la planification, l’organisation matérielle et les comptes rendus pour les réunions du pôle NumRSO
• Assurer le secrétariat et la diffusion des informations du Copil Science Ouverte de l’Université Paris-Saclay
• Rédiger des mails pour les responsables de service et mettre en forme des documents administratifs et des présentations
• Contribuer à organiser le partage de documents à l’échelle du pôle NumRSO
• Effectuer diverses tâches de nature administrative (mise à jour des listes de diffusion liées à la science ouverte, recherche d’informations de premier niveau…)

Connaissance, savoir :

• Connaître I ‘environnement professionnel et l’environnement de la recherche
• Maîtriser les outils bureautiques et les techniques de communication
• Techniques d'élaboration de documents
• Rédiger et mettre en forme les documents
• Évaluer et hiérarchiser les besoins
• Structurer son travail

Savoir-faire :

• Savoir planifier et respecter les délais
• Savoir rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
• Sens de I ‘initiative et de la communication
• Mettre en œuvre les procédures
• Travailler en équipe
• Enregistrer et classer les documents

Savoir-être :

• Sens de l’organisation et de l’initiative
• Capacité à travailler en équipe
• Réactivité
• Sens relationnel et de la confidentialité
• Capacité d’adaptation