Gestionnaire administratif H/F

Ville ouverte sur la mer, Nice est un territoire dynamique composé de plus de 340 000 habitants.

Au cœur de la Métropole Nice Côte d’Azur depuis le 1er janvier 2012, la ville de Nice emploie près de 6 000 agents pour un budget annuel de l’ordre de 800 millions d’euros, lui permettant ainsi d’offrir à ses habitants un service public de proximité de qualité

Gestionnaire administratif H/F  CDD 3 MOIS

Au sein de la DGA Famille, Éducation, Sports et Loisirs, le service « personnel des écoles/moyens » de la Direction Education gère principalement les absences, les affectations, la dotation en équipements de protection individuelle et en produits d’entretien pour les 1 100 agents des écoles.

En qualité de gestionnaire administratif, vous assurerez la gestion des produits d’entretien destinés aux agents des écoles.

Vous accompagnerez les agents des écoles pour l’utilisation du logiciel de commande de produits d’entretien.

Vous assurerez la gestion des équipements de protection individuelle pour les 1 100 agents des écoles (E.P.I).

MISSIONS PRINCIPALES :

* Gestion des produits d’entretien des écoles

• Envoi des demandes de commandes auprès des agents référents produits d’entretien des écoles.
• Réception des demandes via le logiciel FUSION.
• Vérification des besoins en liaison avec les coordonnateurs de secteur.
• Visites et contrôles sur sites (des produits et matériel d’entretien, des locaux de stockage).
• Tenue des tableaux de bord des besoins à transmettre à la logistique.
• Suivi des dépannages du matériel d’entretien.
• Tenue du tableau de bord des livraisons.
• Vérification des cahiers de suivi de stock des agents référents produits d’entretien.
• Etablissement du livret des fiches techniques et données de sécurité des produits d’entretien et mises à jour.
• Etablissement du carnet d’entretien et mises à jour.
• Suivi du budget dédié.
• Suivi de la boite mail « entretien.epi.education ».

* Gestion des équipements de protection individuelle (E.P.I)

• Tenue des stocks.
• Inventaire et commande.
• Livraisons sur les écoles.
• Suivi de la dotation aux agents et tenue du tableau de gestion.
• Réception des nouveaux agents des écoles pour les doter en EPI.

MISSIONS OCCASIONNELLES :

• Rédiger/mettre à jour un guide de procédures et pratiques d'entretien des locaux scolaires.
• Gérer les absences des agents des écoles et celles des vacataires intervenant sur le temps méridien.
• Aider les collègues de son service si urgence ou besoin de renfort.

Conditions de travail :

• Cycle de 37h30 sur 5 jours + 14 jours de RTT (journée de solidarité déduite).
• Travail de bureau.
• Activité principale sur écran informatique.
• NBI : NON
• RIFSEEP 5

Ce poste s'adresse à un agent de la catégorie C de la filière administrative.

CDD 3 MOIS

Expérience : expérience souhaitée sur un poste similaire.

Domaine de diplôme : Baccalauréat professionnel Secrétariat/Brevet d'Etudes Professionnelles Secrétariat.

Compétences :

• Posséder des notions de gestion statutaire du personnel. 
• Maîtriser l’utilisation de logiciels standards et/ou métier. 
• Connaître les procédures administratives associées à la fonction. 
• Recueillir, vérifier et organiser des données avec rigueur selon des procédures définies. 
• Savoir planifier les activités d'une équipe. 
• Assurer la diffusion de l’information au sein de son service. 
• Réagir rapidement à diverses situations et faire face aux imprévus. 
• Evaluer les compétences et performances de ses collaborateurs. 
• Se conformer à des procédures de contrôle rigoureuses et minutieuses. 
• Connaître et exploiter un mode de classement préalablement défini. 
• Faire preuve d’amabilité et de courtoisie dans l’accueil et l’information du public. 
• Collaborer avec les membres d'une équipe et s'enrichir de leurs expériences et connaissances.

Qualités :

• Organisation, méthode et rigueur.
• Capacité à gérer les situations d’urgence.
• Sens relationnel.
• Aptitude à travailler en équipe.