Gestionnaire administratif et RH

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL
Le département de chimie de l'École Normale Supérieure est une structure d'enseignement et de recherche, implantée sur plusieurs sites, et qui compte environ 180 agents de statuts différents (enseignants-chercheurs, chercheurs, BIATSS ou ITA, doctorants, post-doctorants, stagiaires...) relevant de l'une des tutelles suivantes : ENS, CNRS, SU, ESPCI. La structure de recherche est organisée au sein de deux unités mixtes de recherche.
Ce poste est placé sous l'autorité hiérarchique de la responsable du pôle RH et de la responsable du pôle des affaires générales.
MISSION PRINCIPALE
En tant que gestionnaire administratif, vous réaliserez des actes administratifs et de gestion courante pour le département et ses unités de recherche. Vous serez chargé d'exécuter ces actes dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine des ressources humaines. Vous jouerez également un rôle d'accompagnement en informant et en orientant la communauté du département dans leurs démarches administratives.
ACTIVITÉS PRINCIPALES
• Assurer l'accueil physique et téléphonique
• Assurer la gestion des boîtes mail génériques
• Assurer le soutien logistique du département et de ses unités de recherche (gestion du courrier, réservation de salles etc.)
• Informer, orienter et accompagner dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes
• Mettre à jour l'intranet du département et intégrer de nouveaux contenus en français et en anglais
• Réaliser des opérations de gestion courante (gestion administrative, RH, logistiques) dans un environnement multi-tutelles
• Mettre en œuvre la procédure d'accueil et la procédure de départ de tout nouvel entrant
• Participer à la mise en œuvre des procédures liées à la gestion des ressources humaines
• Rédiger des notes, courriers administratifs et courriels
• Diffuser l'information relative aux procédures de gestion
• Constituer les dossiers individuels, classer (archivage numérique) les documents administratifs et RH
• Contribuer à la mise en œuvre des recrutements et des conventions de stage sur le plan administratif
• Rendre compte de l'état d'avancement des dossiers
• Saisir et mettre à jour des bases de données, des tableaux de bord, les dossiers des agents

SPECIFICITES DU POSTE
• Confidentialité des informations traitées
• Positionnement multi-tutelles et multi-UMR
• Organisation multi-sites. Contraintes des calendriers de recrutement, d'avancement ou d'autres campagnes RH
• Contraintes horaires liés aux événements

CHAMPS DES RELATIONS
Relations Internes : ensemble de la communauté du département et de ses unités, collègues de la plateforme de gestion, services centraux des différentes tutelles de rattachement (ENS, CNRS, SU, ESPCI).
Relations Externes : invités scientifiques internationaux, visiteurs, prestataires, fournisseurs, etc.

COMPÉTENCES ATTENDUES
Diplôme : Bac
Expérience professionnelle : Tous niveaux d'expérience
Connaissances :
• Anglais niveau A1 à A2
• Modes de fonctionnement des administrations publiques et connaissances de l'enseignement supérieur et de la recherche
• Connaissances générales de la gestion des ressources humaines
• Techniques de communication écrite et orale
• Techniques d'élaboration de documents

Compétences techniques :
• Savoir inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
• Savoir rendre compte
• Communiquer et faire preuve de pédagogie
• Appliquer les procédures et les dispositions règlementaires
• Travailler en équipe
• Maîtriser les outils de bureautique, les outils de communication (Internet, messagerie électronique)
• Utiliser les logiciels spécifiques de l'activité
• Enregistrer et classer des documents (archivage numérique)



Compétences comportementales :
• Rigueur
• Réactivité
• Sens relationnel
• Sens de l'organisation
• Sens de la confidentialité

AUTRES INFORMATIONS
Poste à pourvoir le : dès que possible
Lieu de travail : 24 rue Lhomon - 75005 Paris
Quotité de travail (50% ou +) : 100% / Télétravail possible
Poste ouvert aux contractuels (CDD d'un an – Rémunération selon grille et expérience)



L'ENS-PSL est un établissement handi-accueillant et attaché à la mixité et à la diversité.