Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

Choisir Sorbonne Université, c’est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d’égalité, d’innovation, de diffusion des savoirs, d’ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s’attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 ITA partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au cœur de Paris, elle présente une organisation avec des directions interfacultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions

Structure : Département licence informatique

Site : Campus Pierre et Marie Curie – 75005 PARIS

Localisation (Direction/service) :

Licence d’informatique
4, Place Jussieu – 75005 Paris

Fonctions : Gestionnaire administratif et pédagogique
Catégorie : B
Corps : TECH
Emploi-type : J4C42 – Technicien en gestion administrative
BAP : J – Gestion et pilotage

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).

Mission :

• Gestion administrative et pédagogique des parcours de la Licence d’informatique en collaboration avec la direction des études.
• Participation, au sein du Département, à la communication, à la diffusion d’informations et aux relations avec les étudiant-es et les enseignant-es.
• Interaction avec les différents services en relation avec le département.

Activités principales :

Gestion pédagogique

• Inscrire pédagogiquement dans le logiciel de scolarité apogée les étudiant-es
• Inscrire les étudiant-es sur moodle
• Vérifier les inscriptions pédagogiques dans l’outil de scolarité Apogée
• Contrôler et valider les contrats pédagogiques
• Suivre les plannings d’enseignement, saisir des demandes de réservations de salles auprès du service du planning de l’université, gérer des changements de salles
• Préparer les examens, les partiels et les consultations de copies : élaborer des calendriers, réserver des amphis, créer des listes d’émargement et d’anonymat
• Préparer les jurys : paramétrer le module de Saisie des Notes par le Web (SNW), lancer les calculs, éditer et vérifier les procès-verbaux, participer aux délibérations
• Éditer des relevés de notes et des attestations de réussite

Gestion administrative

• Inscrire administrativement les étudiant-es : vérifier les dossiers, valider les pièces-justificatives dans Apogée
• Gérer les transferts et les remboursements
• Procéder aux contrôles et aux modifications des inscriptions administratives dans le cadre des enquêtes SISE
• Accueillir physiquement et téléphoniquement les étudiant-es et les enseignant-es
• Répondre aux messages électroniques et courriers postaux des étudiant-es et des enseignant-es
• Traiter les candidatures effectuées via Etudes en France et sur e.candidat :
• Gérer les conventions de stage, suivi des dossiers, veille réglementaire

Autres activités :

• Classer et archiver les dossiers
• Suivre les demandes des usagers et usagères
• Participer à des tâches ponctuelles

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Bonne connaissance de l’offre de formation de la licence d’informatique

Savoir-faire :

• Maîtriser les systèmes d’information et les outils informatiques : Moodle, messagerie, Word, Excel, Apogee
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations
• Travailler en équipe
• Informer et rendre compté à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et la classer
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir-être :

• Aptitude à se former à de nouveaux logiciels
• Bon relationnel, capacité d’écoute et disponibilité dans le cadre des échanges avec les étudiant-es, les enseignant-es et au sein de l’équipe du département de la licence informatique
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Organisation et rigueur dans le traitement des dossiers