Gestionnaire administratif et pédagogique F/H

La faculté des lettres de Sorbonne université est consacrée aux lettres, langues, civilisations, arts, sciences humaines et sociales.

Elle comprend 18 UFR de lettres et sciences humaines, 7 écoles doctorales, 2 écoles internes (le CELSA et l’INSPE). Elle accueille près de 22 000 étudiants, compte 1 218 enseignants chercheurs et 630 personnels BIATSS. La faculté est présente sur 16 sites localisés à Paris et à Neuilly sur Seine.

L’UFR de langue française gère plus de 2500 étudiants et une vingtaine de parcours de formation. Elle est composée d’un centaine d’ enseignants et de 3 gestionnaires de scolarité répartis sur deux sites universitaires, les enseignements de licence 1 et 2 sont dispensés à Malesherbes (75017), ceux de licence 3 et master le sont en Sorbonne (75005).

Fonction : Gestionnaire administratif et pédagogique  
Catégorie : B
Corps : Technicien de recherche et de formation
BAP : J

CDD d’un an à pourvoir à compter du 1er septembre 2025

Mission : Assurer la gestion administrative et pédagogique de l’UFR, plus spécifiquement sur les parcours de niveau licence 1.

Activités principales :

• Accueil physique et téléphonique des étudiants/étudiantes et personnes extérieures
• Information, assistance et conseil auprès des personnels enseignants
• Gestion de la messagerie informatique et paramétrage des messageries de l’UFR (liste UFR, secrétariat Malesherbes et secrétariat Sorbonne)
• Mise à jour des informations sur l’ENT et sur les supports d’informations
• Suivi pédagogique des étudiants/étudiantes sur Apogée : mise en place, suivi et vérification des inscriptions pédagogiques (IP), saisie des notes, lancement de calculs, édition, vérification et archivage des procès-verbaux (PV).
• Paramétrage du logiciel Apogée : Modalités de collecte, édition des maquettes de PV et de relevés de notes, saisie des notes à distance (SNW)
• Gestion financière : établissement des devis, des commandes sur Sifac+, saisie de services faits
• Préparation des conseils d’UFR et des comités de sélection : préparation et envoi des convocations, préparation des listes d’émargement et des documents de travail
• Participation à l’organisation de la rentrée universitaire et aux JPO
• Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité d'un service, de manifestations (conférences, réunions, séminaires, colloque

Conduite de projets : Non

Encadrement : Non

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l’enseignement supérieur en France
• Organisation et fonctionnement de Sorbonne Université
• Réglementation applicable à son domaine d’activité professionnelle
• Notions de base en gestion de scolarité

Savoir-faire requis :

• Capacité à concevoir des documents de synthèse et guide
• Maîtrise de l’environnement bureautique des outils informatiques spécialisés (APOGEE, SIFAC+) et d’internet
• Capacité à hiérarchiser et à prioriser
• Capacité à s’adapter aux évolutions du service

Savoir-faire :

L’organisation de ses missions dans le cadre des activités de l’UFR

• Utiliser des logiciels liés au poste
• Planifier son travail
• Proposer des améliorations
• Travailler en équipe avec des interlocuteurs externes

Savoir-faire transversaux :

• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Rechercher l’information, la vérifier et l’archiver
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée

Savoir être :

• Avoir des aptitudes à se former à de nouveaux logiciels
• Autonomie, méthode et rigueur
• Sens de l’organisation et de la coordination
• Aptitude à travailler en équipe
• Disponibilité, discrétion et confidentialité
• Sens du contact et des relations humaines
• Polyvalence et capacité d’adaptation