Gestionnaire administratif et financier F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve et financier-ère
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

CDD de 3 ans.

Mission :
Au sein de la CASU, sous l'encadrement du responsable du pôle de gestion, il/elle réalise des actes de gestion administrative dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et/ou comptable afin d'accompagner les instituts et initiatives de l'Alliance Sorbonne Université dans le succès de leurs missions.

Activités principales :
Gérer les commandes d'achats : devis, bons de commandes, vérifications et suivi des échanges avec les fournisseurs
Organiser les déplacements et les missions : instruire les dossiers de missions pour les personnels et les étudiants (réservation de transport et d'hébergement, édition des ordres de mission, vérification et liquidation états de frais, etc.)
Gérer les titres de recettes
Préparer les conventions de financements/reversements et les décisions attributives et suivre leurs échéances
Préparer les dossiers pour le paiement des heures complémentaires et des vacations des personnels
Assurer un suivi régulier des budgets en remplissant des tableaux de bords : taux d'exécution, prévisions de dépenses…en partenariat avec les Instituts et Initiatives
Assurer la suppléance au sein du pôle pour la continuité de service
Savoir répondre aux questions ou réorienter vers le bon interlocuteur

L'ensemble de ces missions sont assurées en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière des dossiers ainsi qu'en appliquant les procédures dédiées.

Vous serez également amené(e) à réaliser les tâches suivantes :
Préparer les courriers et les documents, suivre le circuit des visas et des signatures
Participer à la diffusion de l'information concernant le projet en interne et en externe
Assurer l'interface avec les autres services administratifs
Archiver des documents

Outils spécifiques à l'activité :
− Sifac +, Smartdata, InfoLab

Conditions particulières d'exercice :
Deux postes sont en cours de recrutement pour gérer les Instituts, les Initiatives et les Réseaux de l'ASU. Sur l'un des deux postes, il est prévu que la gestionnaire soit amenée à passer en moyenne trois demi-journées par semaine au sein de l'Institut de l'Océan.

Connaissances transversales requises :
Connaissance générale des techniques de gestion financière et de la comptabilité publique
Utilisation des techniques de classement et d'archivage
Connaissance de l'organisation et le fonctionnement universitaire

Savoir-faire requis :
Capacité à concevoir une organisation des dossiers, savoir trier et classer les informations
Capacité à interagir avec des interlocuteurs variés (chercheurs, étudiants, fournisseurs…)
Hiérarchisation des tâches et organisation de l'activité en tenant compte des contraintes et des échéances

Savoir-faire :
Maîtrise et utilisation des logiciels de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
Utilisation du logiciel SIFAC+ ou SAP
Utilisation des outils de communication (messagerie, agenda électronique)

Savoir-faire transversaux :
Informer et rendre compte à sa hiérarchie
Rechercher l'information, la vérifier et la classer
Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes

Savoir être :
Autonomie, méthode et rigueur
Sens de l'organisation et de la coordination
Aptitude à travailler en équipe
Disponibilité, discrétion et confidentialité
Sens du contact et des relations humaines
Polyvalence et capacité d'adaptation