Gestionnaire administratif en Ecole Doctorale H/F

Positionnement hiérarchique :

L’agent est affecté à l’Ecole Doctorale de Santé Publique (EDSP), la hiérarchie directe de l’agent est par conséquent la direction de l’EDSP. L’agent a également un lien fonctionnel important avec la Maison du Doctorat. L’agent a également un rattachement RH à l’UFR Médecine de l’université Paris-Saclay.

Mission du service :

• La gestion administrative de l’école doctorale
• L’accueil et l’orientation des doctorants
• La gestion des dossiers d’inscription et de soutenance
• Être l’Interface avec les unités de recherche rattachées à l’école doctorale, la graduate school de santé Publique, les services des ressources humaines et de la vie étudiante de l’UFR Médecine, la bibliothèque ainsi que les autres services de l’Université Paris-Saclay
• Centraliser et collecter les informations (scolarités, RH/paie, financeurs) des doctorants et diffuser l’information auprès des différents services concernés

Missions principales de l’agent :

Gestion administrative école doctorale :

En lien direct avec le directeur ou la directrice de l’école doctorale, l’agent aura en charge :

• Assurer au quotidien l’accueil des doctorants et leur apporter un conseil de premier niveau dans leurs différentes démarches administratives
• Assurer l’interface entre les doctorants, le directeur/directrice de l’école doctorale, les directeurs/directrices adjoint.e.s de l’école doctorale, les directeurs/directrices de thèses, les unités de recherche et les différents services administratifs (scolarité, RH, Relations internationales notamment)
• Gestion de l’instance de l’école doctorale (conseil de l’ED, autres comités) et notamment calendrier, logistique, ordre du jour et compte rendu
• Gestion du concours de l’école doctorale : collecte des projets doctoraux, collecte des dossiers de candidatures, logistique, préparation et organisation des jurys, gestion des résultats et de la communication aux candidats
• Support sur les enquêtes relatives aux doctorants et docteurs (notamment enquêtes ministérielles)
• Suivi du devenir des docteurs et suivi du réseau des anciens (alumni)
• Mise à jour du site web de l’école doctorale
• Gestion des calendriers des inscriptions, soutenances, conseils et concours de l’ED
• Support pour l’organisation des formations de l’école doctorale : gestion des intervenants, organisation logistique, gestion des inscriptions des doctorants
• Veille administrative et mise en qualité des procédures internes à l’ED
• Suivi du budget de l’école doctorale et de son exécution, gestion des dépenses de l’ED
• Organisation de la journée d’accueil de l’Ecole Doctorale ou d’autres évènements concourant à l’animation de l’école doctorale tels que les « PhD days »

Gestion administrative scolarité :

En lien avec la Maison du Doctorat,

• Gérer les procédures dématérialisées (inscriptions, réinscription, soutenance) de l’école doctorale dans l’application de gestion ADUM et veiller à la qualité des données saisies
• Organiser la gestion pédagogique et administrative des inscriptions dans la base ADUM
• Constitution des dossiers d’inscription et vérification de la complétude et de la conformité des dossiers pour prise de décision par la direction de l’école doctorale
• Gestion du parapheur numérique
• Finalisation de l’inscription dans ADUM
• Organiser la gestion administrative et pédagogique des soutenances dans la base ADUM :
• Vérification des données pédagogiques et administratives et vérification de la complétude et de la conformité des dossiers en vue de la soutenance pour prise de décision par la direction de l’école doctorale
• Organisation de la soutenance : réception des rapports préliminaires à la soutenance, envoi des convocations officielles et des ordres de missions aux membres du jury, vérification de la conformité des documents après soutenance et des dépôts légaux à la bibliothèque, validation des résultats dans la base ADUM en vue de la délivrance du diplôme

Connaissance, savoir :

• Connaissance de la règlementation et de l’environnement enseignement supérieur et recherche
• Bonne connaissance de la législation concernant le doctorat et les écoles doctorales
• Pratique de l’anglais (se faire comprendre à l’oral et à l’écrit)

Savoir-faire :

• Appliquer la réglementation et respecter les procédures
• Gérer la confidentialité des informations et des données
• Savoir positionner son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Trier, hiérarchiser et classer les informations
• Savoir rédiger des messages dans un style adapté, communiquer et faire preuve de pédagogie
• Connaissance basique des techniques de communication web et réseaux sociaux
• Maîtriser les outils de bureautique (Word, Excel, web)

Savoir-être :

• Sens du relationnel en appliquant les normes spécifiques à l’accueil dans un service public (neutralité, réserve, égalité)
• Sens du travail en équipe
• Sens important de l’organisation, de la gestion des priorités et forte capacité d’autonomie
• Adaptabilité et polyvalence
• Rigueur, fiabilité des informations et respect de la confidentialité