Gestionnaire administratif de laboratoire H/F

Missions du service :

L’agent·e assure des actes administratifs de gestion courante des équipes de recherche de l'unité ESE, essentiellement sur les crédits CNRS et sur un ou plusieurs contrats de recherche CNRS ou/et Universitaire. Elle/Il assume ses fonctions dans le respect des techniques, des règles et des procédures applicables au domaine de la gestion financière et comptable publique. Pour se faire, elle/il doit maîtriser tous les outils du CNRS et de l'université Paris-Saclay.

Activités principales de l’agent·e :

Réaliser des opérations de gestion courante liées à l'activité de recherche de l'unité :

• Établir les bons de commandes (fonctionnement/équipement) sur l'outil Geslab (CNRS) et SIFAC (UPSaclay)
• Suivre la facturation dématérialisée et procéder aux opérations de régularisations demandées par le SCTD (Service Facturier du CNRS et universitaire)
• Transmettre pour règlement les factures (hors périmètre) et les missions, aux services facturiers
• Interagir avec les fournisseurs (devis, réception de colis, vérification du paiement de la facture, gestion de litiges)
• Analyser et solutionner les rejets de commandes en interaction avec les services de la délégation du CNRS à Gif sur Yvette et services centraux de l'Université
• Organiser, suivre et traiter les déplacements des agents·es en mission, sur Etamine et Notilus et SIFAC
• Établir les ordres de missions, effectuer des réservations d'hôtel et de transport en respectant les marchés publics en vigueur du CNRS et de l'UPSaclay, pour les permanents et invités
• Établir les états de frais sur la base de pièces justificatives et suivre le remboursement des frais aux agents·es
• Rendre compte à l'administratrice de l'unité
• Archiver et classer les documents comptables
• Accueillir les nouveaux entrants·es et permanents·es afin de les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant·es, Stagiaire) un jour par semaine
• Travailler en équipe
• Assister aux réunions d'équipe ou séminaire de l'unité

Connaissances, savoirs :

• Les règles et techniques de la comptabilité et des finances publiques
• Les outils de gestions financières et comptables des tutelles
• Les techniques de communications
• La bureautique

Savoir-faire :

• Appliquer les règles financières et comptables
• Savoir gérer son activité, hiérarchiser et organiser ces tâches en tenant compte des échéances et des contraintes
• Mettre en œuvre des procédures et des règles
• Accueillir les nouveaux entrants et les guider dans leurs besoins administratifs (Post-doc, Doctorant, Stagiaire)
• Travailler en équipe
• Utiliser les outils de bureautiques de base
• Utiliser les divers outils de gestion des tutelles
• Archiver et classer les documents comptables
• Savoir rendre compte à son supérieur hiérarchique

Savoir-être :

• Sens de l'organisation
• Respect de la Hiérarchie et de l'autre
• Disponibilité et être cordiale
• Sens du relationnel
• Sens de la confidentialité
• Rigueur et fiabilité
• Réactivité