Gestionnaire administratif de la cellule securite defense F/H

Sorbonne Université est une université pluridisciplinaire de recherche créée au 1er janvier 2018 par regroupement des universités Paris-Sorbonne et UPMC.

Déployant ses formations auprès de 54 000 étudiants dont 4 700 doctorants et 10 200 étudiants étrangers, elle emploie 6 300 enseignants, enseignants-chercheurs et chercheurs et 4 900 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé. Son budget est de 670 M€.

Sorbonne Université dispose d’un potentiel de premier plan, principalement situé au cœur de Paris, et étend sa présence dans plus de vingt sites en Île-de-France et en régions.

Sorbonne Université présente une organisation originale en trois facultés de lettres, de sciences & ingénierie et de santé qui disposent d’une importante autonomie de mise en œuvre de la stratégie de l’université dans leur périmètre sur la base d’un contrat d’objectifs et de moyens. La gouvernance universitaire se consacre prioritairement à la promotion de la stratégie de l’université, au pilotage, au développement des partenariats et à la diversification des ressources.

Ce poste est à pourvoir au sein des Directions Interfacultaires • http://www.sorbonne-universite.fr

Présentation de la Direction :

La Direction Patrimoine et Logistique (DP&L) met en œuvre la stratégie immobilière, d’exploitation et de valorisation du parc immobilier de Sorbonne Université.

La direction définit et anime les processus de l’établissement dans les domaines des travaux et de la construction, du gros-entretien et renouvellement (GER), de la maintenance et de l’entretien du parc immobilier, ainsi que la promotion de ses espaces. Elle assure la coordination de la fonction « Patrimoine et Logistique » du niveau universitaire avec les directions techniques des facultés.

Elle est organisée en 3 pôles et 6 services :

• le Pôle Sécurité, Sûreté, Défense (PSSD) ;
• le Pôle Administration et finance (PAF) comprenant le Service Budget-Finance, le Service Administratif et Logistique du Campus des Cordeliers (SAL-CDC) et le Service Evènementiel et  Promotion des espaces (SEP) ;
• le Pôle Patrimoine (PP) comprenant le Service de Maîtrise d’Ouvrage (SMO) et le Service Pilotage de l’Exploitation et de l’Information Patrimoniale (SPEIP).

Au sein du PSSD, la cellule Sécurité Défense est chargée de :

Exécuter les missions confiées au FSD par le haut fonctionnaire de défense et de sécurité (HFDS) du MESRI ;

Exécuter les missions confiées au REDS par le Ministère des Armées

Localisation :

Sorbonne Université

• Campus Pierre et Marie Curie - 4, place Jussieu - 75005 Paris
• Ou Campus Champollion – 18, rue de la Sorbonne – 75005 Paris

Poste ouvert aux titulaires et contractuels (CDD de 3 ans).

Libellé de Fonctions : GESTIONNAIRE ADMINISTRATIF-VE DE LA CELLULE SECURITE DEFENSE

Catégorie : B

Corps : Technicien

BAP : J4C42 - Technicien-ne en gestion administrative

Missions et activités principales :

Placé(e) sous l’autorité du Fonctionnaire de Sécurité de Défense (FSD) de l’établissement et de son adjointe, le gestionnaire administratif-ve de la cellule Sécurité Défense les appuie dans leurs missions et en particulier dans les aspects suivants :

• Gérer, transmettre et assurer le suivi dossiers de demandes d’accès aux unités protégées en vérifiant la régularité administrative
• Organiser, alimenter, mettre à jour les bases de données relatives à la gestion des demandes d’accès ;
• Assurer l’accueil téléphonique des interlocuteurs internes (laboratoires) sur les questions administratives des dossiers de demandes d’accès aux unités protégées ;
• Gérer administrativement les demandes d’avis FSD pour les stagiaires et les missionnaires, en liaison avec l’adjointe FSD;
• Suivre les demandes d’avis de coopération transmises au HFDS ;
• Gérer les courriers, physique et numérique, notamment avec le HFDS ;
• Assurer le soutien logistique de l'activité de la cellule (conférences, réunions…) ;
• Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe.

Encadrement : Non

Connaissances :

• Intérêt pour les domaines de la recherche et de la sécurité économique
• Modes de fonctionnement des administrations publiques souhaité
• Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention
• Techniques d'élaboration de documents
• Techniques de communication
• Langue anglaise : A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues

Savoir-faire :

• Savoir travailler de manière transversale et autonome
• Capacité à réagir dans l’urgence
• Maîtrise impérative d’Excel et Outlook
• Bonne communication écrite et orale (contacts avec instances ministérielles)
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe 
• Savoir rendre compte 
• Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité 
• Mettre en œuvre une démarche qualité

Savoir être :

• Sens du relationnel et de la diplomatie
• Discrétion et confidentialité
• Forte rigueur, curiosité, dynamisme, adaptabilité

Profil :

• Baccalauréat
• Domaine de formation souhaité : secrétariat, gestion administrative