Gestionnaire administratif de l'UFR de physique F/H

Choisir Sorbonne Université, c'est rejoindre une université engagée sur les enjeux de développement durable, de diversité, d'égalité, d'innovation, de diffusion des savoirs, d'ouverture sur le monde et de qualité de vie au travail de ses personnels.

Université pluridisciplinaire de recherche intensive de rang mondial, elle s'attache à répondre aux enjeux scientifiques du 21e siècle et à transmettre les connaissances issues de ses laboratoires et de ses équipes de recherche.

Déployant ses formations auprès de 55 000 étudiantes et étudiants dont 4000 doctorantes et doctorants et 12300 étudiantes et étudiants étrangers, elle regroupe plus de 3300 enseignantes et enseignants, enseignantes-chercheuses et enseignants-chercheurs, chercheuses et chercheurs, près de 4 000 enseignants-chercheurs et enseignants partenaires, environ 3 000 personnels de bibliothèque, administratifs, technique, sociaux et de santé (BIATSS) et 2000 IATSS partenaires. Son budget est de plus de 700 M€.

Située au coeur de Paris, elle présente une organisation avec des directions inter-facultaires et trois facultés de « Lettres », « Santé » et « Sciences et Ingénierie » et est présente dans plus de 27 sites en Ile-de-France et en régions.

Fonctions : Gestionnaire administratif-ve de l'UFR de physique
Catégorie : B
Corps : TECH
BAP : J

Poste ouvert aux titulaires et aux contractuels (CDD de 3 ans).
Date de prise de fonction souhaitée : 1er septembre 2026.

Activités principales :

• Participer à l'instruction des dossiers lors des différentes campagnes des personnels ITRF de l'UFR (avancement, entretien professionnel, compte épargne temps, etc.) dans le respect des règles de gestion
• Gérer les campagnes d'Éméritat et de collaboration de bénévoles
• Participation à la gestion administrative des campagnes des personnels enseignants-chercheurs de l'UFR dans le respect des règles de gestion
• Assurer la gestion administrative lors des différentes campagnes des enseignants-chercheurs
• Assurer le soutien logistique des évènements de l'UFR de physique (colloques, séminaires, animations, gestion de la réservation des salles, etc.)
• Tenir à jour les différentes bases de données
• Alimenter des tableaux de bord, faire des extractions dans les systèmes d'information (tableau de service, base de données RH, etc.)

Conditions particulières d'exercice :

• Être disponible pour la continuité du service

• Accepter des contraintes d'horaires et de congé en fonction de l'activité́ de l'UFR de physique : semaines de congé imposées, horaires adaptés à l'accueil et aux périodes de fortes activités

Connaissances transversales requises :

• Organisation et fonctionnement de la recherche et de l'enseignement supérieur en France
• Réglementation applicable à son domaine d'activité professionnelle

Savoir-faire :

• Mettre en oeuvre des procédures et appliquer la réglementation à des cas concrets
• Maîtriser les logiciels de bureautique
• Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et des échéances
• Informer et rendre compte à sa hiérarchie
• Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
• Prendre en compte les demandes et y répondre de manière appropriée
• Savoir rédiger un compte-rendu

Savoir-être :

• Bon relationnel et sens du travail en équipe
• Disponibilité, réactivité et confidentialité
• Autonomie, organisation et rigueur
• Sens du service public