Gestionnaire administratif au bureau d'appui à la pédagogie numérique

DESCRIPTION DE LA FONCTION  
Le gestionnaire administratif assure des fonctions polyvalentes d'assistance technique et logistique du Bureau d'Appui à la Pédagogie Numérique (BAPN). Il assiste le Directeur adjoint de la direction Formation dans la gestion administrative et financière.
Rattachement et caractéristiques du poste :
• Gestion administrative au sein du BAPN qui comporte 6 personnels
• Poste rattaché au Pôle Ingénierie des formations sous la responsabilité du Directeur Adjoint en charge du Pilotage
• Collaboration en interne avec les différents bureaux de la Direction Formation
Relations avec les autres structures de l'université :
Composantes de l'Université et autres services de l'Université (centraux, DSI, service audiovisuel)
Liens fonctionnels :
Agents du BAPN et des bureaux de la Direction Formation
Liens hiérarchiques  :
Poste sous la responsabilité du Directeur Adjoint en charge du Pilotage
 
MISSIONS ET ACTIVITÉS
Gestion administrative et financière :
• Accueillir, informer et orienter l'ensemble des usagers du BAPN (étudiants, chargés de cours, enseignants)
• Participer aux opérations de logistique du BAPN
• Mettre en œuvre les procédures de gestion en lien avec le responsable : gestion des achats, mise en œuvre des dépenses, suivi du budget et de son exécution
• Saisir et mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion (administrative, financière,...)
• Organiser la logistique relative aux réunions, séminaires, colloques (ordre de mission, réservation hôtel/train,...)
• Préparer et diffuser des informations concernant le fonctionnement du BAPN
• Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports,...)
Gestion des emplois du temps, de l'EC compétences numériques, des salles informatiques et de la plateforme Moodle :
• Établir l'emploi du temps des cours de l'EC Compétences Numériques
• Gérer les plannings des salles informatiques
• Saisir les heures des chargés de cours sur le logiciel dédié
• Établir les états de service des tuteurs et des étudiants responsables du libre-service
• Organiser les épreuves de certification PIX
• Gérer le catalogue des EC libres sur Moodle en lien avec les étudiants du libre-service
• Procéder à la réactivation des cours sur Moodle en collaboration avec le reste de l'équipe
 

COMPÉTENCES ET CONNAISSANCES REQUISES
Connaissances :
• Connaissance de l'enseignement supérieur apprécié
• Intérêt pour la pédagogie numérique
• Appétence pour les outils informatiques
Compétences
• Analyser et gérer des demandes d'information
• Concevoir des tableaux de suivis
• Rédiger des rapports ou des documents
• Appréhender les enjeux des dossiers et affaires traités
• Travailler en équipe
• Être en capacité d'innover et d'anticiper
• Assurer une veille réglementaire
Savoir-être
• Aptitude au dialogue et à la communication
• Sens de l'analyse
• Esprit de synthèse
• Capacité d'adaptation
• Sens de l'organisation
• Sens des responsabilités