[Ecole d'Histoire de la Sorbonne (UFR 09)]Gestionnaire de la scolarité des L3-M1 d'histoire

Mission principale : Gérer la scolarité des étudiants de Licence 3, du Master 1 d'histoire
Niveau et nature des responsabilités essentielles :
Fonctions de catégorie C
• assurer le suivi de la scolarité des étudiants de L3 (licence générale et doubles-licences) et de M1 d'histoire
• accueillir, renseigner et orienter tous les publics qui se présentent à la scolarit
Activités principales :
Accueillir le public : gérer et traiter les demandes diverses (mail, téléphone, sur place)

Gérer les candidatures en L3 et M1 : traiter les dossiers et effectuer le suivi des candidatures ; publier les réponses des commissions pédagogiques d'admission et effectuer le suivi des recours
Gérer les inscriptions pédagogiques : assurer l'inscription pédagogique des étudiants (IPweb et sur place) de L3, M1 et Diplôme d'études sur le judaïsme (DUEJ) ; communiquer aux enseignants les listes d'inscrits dans les TD au début de chaque semestre ; mettre à jour les dossiers des étudiants dans Apogée (inscriptions pédagogiques, etc)


Gérer les examens : participer à toutes les opérations liées à l'organisation et au déroulement des épreuves : présence sur les sites d'examen les jours des épreuves, information des étudiants et des enseignants, gestion des chevauchements d'épreuves, lancement des calculs des résultats (licences 3, masters 1 et diplôme d'études sur le judaïsme), édition des PV de délibération, participation aux délibérations, édition et communication des relevés de notes aux étudiants, gestion des réclamations en lien avec les enseignants.


Tenir la scolarité : assurer la mise à jour et la diffusion par tout moyen de l'information destinée aux étudiants et enseignants ; assurer la gestion des dossiers de transfert départ-arrivée, équivalence, validation d'acquis ; assurer le suivi des conventions de stage des étudiants de Licence et M1.


Assurer le suivi des étudiants en mobilité entrante et sortante (Erasmus, Programme d'échange, mobilité individuelle)
L'agent exerce ses fonctions sous l'autorité directe du responsable administratif de l'Ecole d'histoire de la Sorbonne, en collaboration avec un(e) collègue avec qui il partage les missions, les tâches et le bureau.
Les interlocuteurs principaux sont les étudiants, les enseignants, les gestionnaires de scolarité de l'UFR et des UFR et établissements partenaires (Economie, Histoire de l'art et archéologie, Géographie, Philosophie, Science politique, Droit, Ecole de management, Université Paris 3 Sorbonne-Nouvelle, INALCO, St Cyr, ENS Saclay...) ainsi que les services centraux de l'Université (Service des inscriptions administratives, Service Apogée, Service des bourses, Relais handicap, Maison internationale, etc)
Contraintes liées au travail
Amplitude journalière pouvant être modifiée à certaines périodes de l'année : rentrées (semestre 1 en septembre et semestre 2 en janvier), examens (janvier, avril, juin, juillet).
Ponctualité exigée : notamment horaires d'ouverture au public à respecter impérativement.

1. Bonne connaissance des techniques d'accueil et maîtrise de l'expression écrite et orale
2. Capacité à analyser et à gérer rapidement (parfois dans l'urgence) les demandes
3. Capacité à collecter les informations pédagogiques et à les répercuter après des étudiants et enseignants
4. Capacité à mettre en œuvre les consignes données
5. Capacité à élaborer des documents simples à caractère informatif pour les étudiants
6. Bonne connaissance des logiciels et applications spécifiques (ou à acquérir éventuellement) : Apogée, eCandidat, Mon Master, Pstage, bureautique
• Capacité à travailler en équipe (travail en binôme) sous l'autorité du responsable administratif de la composante