[EAS] Gestionnaire de scolarité

MISSIONS :

Exécuter des actes administratifs et de gestion courante dans le domaine d'activité de la structure. Il recueille, traite et facilite la circulation de l'information nécessaire au fonctionnement de l'unité. Il informe et oriente dans leurs démarches les interlocuteurs internes et externes ;
ACTIVITÉS PRINCIPALES :

Gestion scolarité :
• Accueil physique et téléphonique des étudiants de la licence d'Arts Plastiques ou postulants : informations sur la scolarité,
• Apogée : Inscriptions pédagogiques : planning, organisation, saisie et modifications diverses. Paramétrage des enseignements. Enregistrement, saisie et envoi des résultats. Lancement des calculs et demande de diplômes,
• Gestion des campagnes d'inscriptions sur Parcoursup et l'application E-candidat (750 dossiers environ).et organisation des commissions pédagogiques,
• Gestion des conventions de stage sur P-Stage,
• Organisation des examens (calendrier, dates des examens, convocation, demande de sujets etc...)
• Rédaction du guide à destination des étudiants inscrits à distance,
• Assistera l'Ingénieur d'études et le responsable de formation dans le suivi des différentes missions (forum, classe virtuelle, envoi des informations, suivi des devoirs rendus, organisation d'un regroupement des étudiants sur Paris etc....),
• Classement et archivage de tous les documents.
Gestion financière :
• Gestion et suivi du budget et des dépenses de la licence des Arts Plastiques à distance sur l'application SIFAC et Excel Contact avec les entreprises pour le choix des produits et suivi des livraisons,
• Suivi des dépenses de la masse salariale sur les comptes dédiés à la licence en collaboration directe avec l'enseignant responsable et le responsable administratif,
• Suivi des paiements de frais pédagogiques via la plateforme de paiement (paybox).
Gestion des vacataires d'enseignement :
• Envoi, réception et vérification des dossiers administratifs des chargés d'enseignement, en veillant scrupuleusement à la réglementation du recrutement,
• Établissement des contrats et états des heures réalisées sur les applications OSE. Après signature des intéressés, envoi aux services centraux pour paiement.
Mise à jour et maintenance du site internet de l'UFR
• Récolte des informations administrative de l'ensemble de l'UFR auprès des collègues et des informations pédagogiques auprès des enseignants, validées par la responsable administrative,
• Mises à jour du site Internet de l'UFR, proposition, conception et réalisation de nouvelles pages et des fiches diplômes.

Formation : Bac +2 / Bac +3 en gestion administrative, administration publique, gestion des organisations ou équivalent,
Connaissance de l'environnement de l'enseignement supérieur appréciée.

Expérience : Expérience souhaitée dans un service de scolarité universitaire,
Maîtrise des procédures liées aux inscriptions administratives et pédagogiques.


Compétences techniques : Bonne connaissance du fonctionnement d'une université UFR, composantes, jurys, ECTS, diplômes
Maîtrise des outils bureautiques Word, Excel, Outlook, et mailing,
Connaissance des logiciels métiers ex : Apogée, OSE, etc.


Compétences relationnelles : Sens du service public et qualité d'accueil des étudiants et enseignants,
Très motivé, dynamique et réactive,
Rigueur, organisation et gestion des priorités,
Capacité à travailler en équipe et à gérer les périodes de forte activité (inscriptions, examens.