Directeur administratif - F/H

Contexte de travail
Site d’affectation : Université Sorbonne Paris Nord (USPN) / Campus de Villetaneuse
Composante / Service : UFR LLSHS (Unité de Formation et de Recherche en Lettres, Langues, Sciences
Humaines et des Sociétés)
Composition du service (effectifs) : 41 personnels BIATSS
Fonction d’encadrement : Oui
Rattachement hiérarchique : Directeur Général des Services (DGS)
Rattachement fonctionnel : Directeur(trice) de l’UFR LLSHS
Poste demandant un fort investissement et une disponibilité importante
Variation de la charge de travail au cours de l’année (rentrées, etc.)
Nombreuses interruptions dans le travail (étudiants, professeurs, ...)
L’évolution des missions et du service implique de travailler en mode collaboratif et de s’investir dans des
événements organisés par la composante ou l’université
Télétravail possible : oui

Description du poste : missions et activités
Le(la) directeur(trice) administratif(ve) a pour mission principale d’assurer l’expertise administrative auprès du directeur/de la directrice et de son équipe. Il(Elle) assure la mise en œuvre opérationnelle des choix de la composante qui doivent s’inscrire dans la stratégie de l’établissement. Il(Elle) a un rôle de conseil sur les affaires juridiques, la gestion du personnel et la gestion budgétaire de sa composante. Il(Elle) participe à l’élaboration des objectifs stratégiques de la composante et les met en œuvre dans le cadre des objectifs généraux de l’établissement.

Administration générale et pilotage
-Participer, en apportant son expertise technique, à la réflexion sur les axes de développement de la
composante, sachant que ceux-ci s’inscrivent dans les orientations stratégiques de l’université ; organiser
et conduire en lien avec le directeur, la politique qui en découle
-Organiser, diriger et animer les différents services (administratifs, comptables/financiers, recherche,
pédagogiques, etc.) de la composante
-Piloter la charge d’enseignement et contrôler les services d’enseignements
-Apporter expertise et conseil auprès du directeur et du conseil de composante
-Elaborer et mettre en œuvre des indicateurs de pilotage et d’outils d’aide à la décision
-Préparer et participer aux dialogues de gestion
-Participer à l’élaboration du contrat d’objectifs et de moyens
-Superviser l’organisation des opérations électorales de toute nature
-Être garant de la conformité des statuts de la composante et de leur mise en œuvre
-Assurer une veille juridique et réglementaire ; accompagner les instances de la composante (conseil, conseil restreint, commissions, etc.)
Affaires budgétaires et financières (en lien avec la DAF)
-Par délégation, élaborer et exécuter le budget propre intégré de la composante
-Préparer et participer aux dialogues de gestion mis en place par l’université
-Analyser l’exécution du BPI
-Concevoir des tableaux de bord et des indicateurs d'exécution budgétaire à destination de la direction de la composante
-Assurer la continuité de service dans le domaine de la gestion financière et coordonner l'activité du service
financier de la composante
Gestion des ressources humaines (en lien avec la DRH)
-Manager l’équipe administrative affectée à l’UFR placée sous sa responsabilité
-Organiser le temps de travail au sein de la composante en fonction de l’activité
-Elaborer les fiches de poste et piloter l’organisation fonctionnelle de la composante
-Assurer le recrutement des personnels BIATSS
-Mener les entretiens professionnels des personnels BIATSS
-Définir les besoins en formation
-Accompagner les parcours professionnels des agents
-Organiser et superviser les campagnes collectives RH (enseignants-chercheurs, enseignants du second degré, BIATSS et contractuels)
-Organiser les campagnes d’emplois des personnels enseignants-chercheurs et BIATSS
-Être garant du dialogue social au sein de la composante
-Participer à la cartographie des emplois affectées à la composante
-S’assurer de la cohérence de cette cartographie avec l’activité de la composante
-Assurer la circulation de l’information, communiquer avec/entre les services de la structure
Pédagogie
-Coordonner et superviser les services pédagogiques
-Contribuer à l’administration de l’offre de formation
-Suivre les dossiers de partenariats et de conventions pédagogiques
-Organiser la gestion des études
-Superviser et contrôler le processus de scolarité administrative (du recrutement jusqu’à la délivrance du diplôme)
-Superviser l’organisation des enquêtes pédagogiques, en déduire des indicateurs et veiller à leur exploitation
-Aider au développement de la formation continue
-Être l’interface avec le service de l’université dédié à la FC et à l’apprentissage
Recherche
-Être l’interlocuteur des laboratoires de la composante avec les services administratifs
-Être garant des RI mis en œuvre au sein des services
-Diffuser l’information de nature administrative
-S’assurer des opérations financières et des livraisons effectuées au sein des laboratoires
Logistique générale/Patrimoine
-Veiller à la maintenance générale de premier niveau des locaux
-Veiller au respect des conditions d’hygiène et sécurité
-Encadrer des opérateurs logistiques (courrier, appariteurs, reprographie…)
-Suivre en lien avec la direction du patrimoine les travaux sur site (participer au comité de site)
-En lien avec le service sécurité, veiller à la sécurité des biens et des personnes de la composante

Outils spécifiques à l’activité
Connaissance des principaux logiciels de gestion utilisés au sein de l’établissement (SIFAC, SEPIA, SAFRAN,
SIHAM, HYPERPLANNING, APOGEE, etc.) et des logiciels courants de la bureautique : Word, Excel,
Powerpoint, etc.

Poste à pourvoir en février/mars 2026.
Poste ouvert prioritairement aux titulaires, mais également ouvert aux contractuels (CDD).
Candidatures (CV et lettre de motivation) dans les meilleurs délais.
Les candidat(e)s retenu(e)s seront auditionné(e)s par un jury, composé a minima de l’opérationnel
recruteur et d’un représentant de la DRH.

Compétences
Connaissances / Savoir
Connaissance approfondie des systèmes d’enseignement et de recherche
Connaissance approfondie de la réglementation juridique, administrative et financière relative aux EPSCP et si possible savoir utiliser les SI qui s’y rattachent
Connaissance approfondie des règlementations mises en place par le ministère de l’enseignement supérieur
Connaissance générale des règles de gestion des ressources humaines de la fonction publique d’État
Connaissance générale des statuts des personnels enseignants
Connaissance des règlementations comptables et financières applicables aux EPSCP et EPST
Connaissance générale de l’organisation, du fonctionnement et des circuits de décision de la structure
Connaissance générale des grands principes du droit public et privé
Connaissance des règles d’hygiène et sécurité

Savoir faire
Manager et animer une équipe, gérer des conflits, conduire un entretien
Conduire un projet, accompagner les changements
Savoir définir et appliquer un ensemble de règles et de procédures dans les différents domaines de l’administration et de la gestion
Déterminer des indicateurs, élaborer des tableaux de bord
Qualités d’expression écrite et orale
Capacité d’analyse et de synthèse
Savoir organiser et optimiser les moyens humains, administratifs et techniques nécessaires à la réalisation des objectifs de la composante
Savoir travailler en équipe
Avoir le sens du dialogue
Compétence en langues : anglais B1/B2

Savoir être
Avoir une grande capacité d’écoute et de communication
Savoir faire preuve de diplomatie
Savoir prendre des décisions
Être capable de fédérer et faire collaborer des équipes nombreuses et diverses
Avoir le sens de l’organisation