Coordinateur administratif du département recherche et enseignement H/F

Le Mucem est un musée national inauguré à Marseille en 2013. Issu du musée national des Arts et Traditions populaires, il est dédié aux cultures européennes et méditerranéennes. Musée de société à la croisée des sciences humaines et des arts, il propose expositions, conférences et événements culturels, et conserve plus d’un million d’objets et documents. Ses activités se déploient sur trois sites : le J4 et le fort Saint-Jean, près du Vieux-Port, et le Centre de conservation et de ressources, à la Belle de Mai.
En 2024, le Mucem a accueilli 1 300 000 visiteurs sur son site. Le Mucem emploie 140 agents au 31.12.2024.

Missions et activités principales
Placé sous l’autorité du responsable du Département de la recherche et l’enseignement (DRE), il est participe aux missions suivantes :  
Budget : Appui pour l’établissement des documents préparatoires (tableau Excel détaillé des dépenses prévisionnelles par activité, notes), aux Budget Initial et Budgets rectificatifs, suivi financier :  mise à jour des outils internes de suivi des dépenses, appui à la gestion des commandes et des règlements.
Partenariats : participe à la rédaction des contrats types, interface avec les services internes et externes impliqués, suivi des signatures, suivi de la bonne exécution administrative et financière.
Résidences et contrats de recherche : participe à l’interface avec les partenaires pour le volet administratif et financier des partenariats mis en place, et à l’organisation logistique et au suivi administratif des appels à candidatures (classement et suivi des dossiers de candidatures), accueil administratif des chercheurs (formulaire d’installation, explicitation des procédures aux résidents, planification des formations ou réunions internes nécessaires à la prise en main du poste), suivi et archivage des contenus administratifs et scientifiques produits par les chercheurs.
Mise à jour des contenus du Département recherche et enseignement : participe à la rédaction des pages «recherche» du site Internet du Mucem, rassemblements des contenus nécessaires aux rapports d’activités, prépare les notes de synthèses et de bilans, Newsletter MucemLab, aide à la mise à jour des fichiers contacts, archivage des contenus administratifs.
Conseil d’orientation scientifique (2 réunions annuelles) : appui à la préparation du dossier (récupération des contenus selon OJ) et des supports de séance, aide à la coordination logistique de l’événement, à la préparation des contenus nécessaires au compte rendu.
Demandes de déplacement / Missions / Frais définitifs : participe à l’organisation et au suivi des missions liées à l’ensemble des activités du département (enquêtes-collectes, manifestations scientifiques et professionnelles du MucemLab), à la préparation et au suivi des déplacements des équipes du DRE, de la DSC et du SCO (Service de la conservation) et des invités extérieurs (ordres de mission, demandes de voyages auprès du service logistique, états de frais).
Gestion du courrier. Rédaction et proposition de réponse si nécessaire.

• Maîtrise informatique et bureautique
• Maîtrise rédactionnelle
• Maîtrise en organisation administrative afin de répondre aux impératifs différents du service : gestion des priorités, respect des échéances, capacité à répondre aux situations d’urgence, polyvalence des tâches à effectuer)
• Maîtrise de l’anglais écrit et oral
• Connaissance de l’environnement professionnel (musées, recherche académique, création contemporaine) appréciée
• Logiciels bureautiques : Word, Excel, PowerPoint
• Logiciels spécifiques : Sirepa, GFD, Passerelle

Compétences techniques

• Maitrise des outils informatiques et bureautiques
• Maitrise en organisation administrative
• Qualités rédactionnelles
• Esprit de synthèse
• Notions comptables

Savoir-faire

• Organisation
• Autonomie
• Réactivité

Savoir être

• Travail en équipe
• Rigueur
• sens pratique et organisationnel
• Disponibilité